7 meilleurs outils de productivité 2024 : Guide & comparatif ultime

Les outils de productivité sont aujourd’hui indispensables. Que ce soit en entreprise ou dans la vie perso, il existe pas mal de logiciels qui peuvent s’intégrer dans ta routine et t’aider à travailler de façon efficace.

Mais voilà, ce n’est pas toujours facile de savoir par où commencer. Pour t’aider à trouver les meilleurs outils de production, on t’a concocté un guide avec les meilleurs logiciels et de nombreux conseils.

Les 7 meilleurs outils de productivité

Voici notre sélection des 7 meilleurs outils de productivité en septembre 2024 :

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1. Trello

Trello est un excellent outil de productivité. Simple, efficace et facile à utiliser, c’est un super choix d’outil de planification de production. Il s’adresse aussi bien aux entreprises qu’aux besoins persos grâce ses modèles de projets prêts à l’emploi, ses fonctionnalités drag and drop et ses automatisations.

Tu peux utiliser le logiciel Trello pour travailler en solo ou en équipe. Il permet d’augmenter et d’améliorer rapidement la productivité, quel que soit le projet que tu souhaites gérer, avec sa vue Kanban, ses fonctionnalités de timeline, de calendrier, ses statistiques et ses intégrations.

2. Make

Make est un outil de productivité assez spécial. C’est un logiciel pour travailler de façon plus rapide en automatisant les workflows et en connectant entre elles un grand nombre d’applications tierces.

Quelle que soit ta manière de travailler ou les outils de production que tu utilises, il y a de fortes chances qu’ils puissent se connecter les uns les autres via Make.

Cet outil de travail ne requiert d’ailleurs aucune compétence en codage ou en API. L’interface est hyper bien faite et tu pourras rapidement augmenter ta productivité, notamment grâce à son éditeur visuel qui te donne la main sur les applications, les actions à automatiser, les déclencheurs et les conditions.

3. Workflowy

Workflowy est un autre très bon outil de productivité. Il permet en quelque sorte de se créer un deuxième cerveau numérique pour organiser ses idées et améliorer sa productivité de façon durable.

Comment ? En créant des listes. Et le petit exploit de Workflowy, c’est de proposer un logiciel à la fois puissant et simple à utiliser.

Workflowy permet en effet de créer et de gérer des listes de façon fluide mais aussi et surtout sans limitation : liste et sous-listes infinies, zoom et dézoom sur chaque liste, déroulement et enroulement des listes, ajout de tags, moteur de recherche interne, partage des listes, vue sous forme de liste ou de tableau…

4. Zapier

Zapier fait partie de ces outils de production incontournables en entreprise. Si tu utilises plus de 2 logiciels SaaS dans le cadre de ton travail, Zapier peut s’avérer utile.

Cet outil de travail est une application de productivité qui permet de créer des automatisations pour gagner du temps. Il permet de connecter entre eux à peu près tous les logiciels SaaS du marché et d’automatiser des actions variées : site web, email, réseaux sociaux, CRM, marketplaces, analytiques…

Au travers de son interface intuitive, Zapier te permet de connecter tous tes logiciels favoris et d’optimiser ton workflow sans connaissance technique particulière.

5. Todoist

Todoist fait partie de ces outils de production qu’on a vite fait d’adopter. Ce logiciel de gestion de tâches est simple à prendre en main et permet de travailler efficacement. Il propose des templates prêts à l’emploi pour les projets relativement complexes et des fonctionnalités de travail en équipe.

Le principe de Todoist est de proposer une interface intuitive et efficace pour organiser ses tâches en listes ou en tableaux. Il permet de séparer les tâches selon ses propres besoins, d’ajouter des deadlines, des priorités et des filtres, d’indiquer des lieux ou encore de connecter sa boîte mail et son calendrier.

C’est un excellent outil de planification de production qui peut rapidement s’intégrer dans ta routine pro ou perso.

6. Notion

Notion s’inscrit dans une démarche similaire. Cet outil de productivité est top pour organiser ses projets professionnels et personnels. Il est globalement simple à utiliser, ce qui ne veut pas dire qu’il ne propose pas de fonctionnalités puissantes pour gérer les projets les plus complexes.

Notion est un super logiciel pour travailler et améliorer la productivité. Si la prise de note se trouve au coeur de ses fonctionnalités, il peut tout à fait servir à de la gestion de projet, et ce quel que soit le secteur d’activité.

L’outil est simple à prendre en main et s’intègre avec beaucoup d’outils tiers. C’est donc un excellent choix de logiciel puisqu’il trouvera rapidement sa place dans ton quotidien.

7. HubSpot

HubSpot est outil de productivité ultra complet. Il fait partie de ces outils de gestion de production incontournables aujourd’hui. C’est une plateforme de CRM qui intègre un large éventail de fonctionnalités : marketing, vente, CMS, chat, chatbot, automatisations des emails…

HubSpot est un super logiciel pour travailler et gérer depuis une interface centralisée la plupart des projets liés à ton activité. La solution se présente sous forme de “Hubs” qui comportent chacun des fonctionnalités spécifiques.

L’autre point fort de HubSpot, c’est qu’il propose une excellent formule gratuite qui t’aidera à améliorer la productivité sans attendre et sans mettre d’argent sur la table.

Tu souhaites en savoir plus sur les outils de productivité, pourquoi c’est important si tu travailles en ligne et ce qui peut t’aider le plus au quotidien, parcoure notre foire aux questions très complète :

Qu’est-ce qu’un outil de productivité et pourquoi en as-tu besoin ?

Les outils de productivité sont incontournables car ils t’aident à travailler plus efficacement. Mais tu te sens peut-être un peu perdu face à toutes les possibilités qui s’offrent à toi.

Définition des outils de productivité

Les outils de productivité ou outils de production sont assez variés en termes de fonctionnalités mais aussi de fonctionnement. Ceci dit, ils répondent tous à un besoin clairement identifié : faciliter, améliorer, optimiser et fluidifier les flux pour augmenter la productivité tout en réduisant le temps et la charge de travail nécessaire pour accomplir une tâche.

Comme on l’a vu ci-dessus, il existe plusieurs typologies d’outils de productivité : prise de note, planification, mise en place d’automatisations, gestion des ventes et du marketing, plateformes de communication, gestion de tâches et de projets, travail en équipe…

Certains outils se focalisent sur des fonctionnalités précises, d’autres proposent un éventail de fonctions plus complet. A toi de voir ce qui correspond le mieux à tes besoins.

Importance des outils de productivité dans un environnement professionnel

Les outils de productivité occupent une place de choix dans le monde des entreprises. Dans un cadre professionnel, on est amené à travailler avec un grand nombre de logiciels souvent variés :

• Emails
• Traitement de texte
• Tableurs
• Design
• Vente
• Marketing
• CRM
• CMS
• Réseaux sociaux
• Etc.

Dans ce cadre, on a vite fait de se disperser et de perdre du temps. C’est là que les outils de productivité peuvent faire toute la différence.

La plupart sont capables d’intégrer les logiciels déjà utilisés par l’entreprise et de créer des synergies qui font gagner du temps à l’ensemble de l’équipe. Chacun travaille plus efficacement tout en réduisant le temps nécessaire pour mener un projet à bien.

Les différentes catégories d’outils de productivité

Pour t’aider à trouver l’outil de productivité idéal, il est important de connaître les différentes options qui s’offrent à toi.

Outils de gestion de projet

Quand on cherche à améliorer sa productivité, c’est souvent parce qu’on a du mal à mener ses projets à bien rapidement. C’est pourquoi les outils de gestion de projet sont aussi populaires dans le monde de l’entreprise.

Les outils de gestion de production sont très répandus car ils aident à scinder chaque projet en tâches et en sous-tâches, à définir des deadlines et des priorités et à attribuer des tâches à certains collaborateurs en particulier. Ils proposent aussi très souvent des vues en listes, en calendrier ou en Kanban pour gérer des projets complexes.

Bref, ce sont d’excellents outils d’organisation qui font gagner du temps et de l’argent à leurs utilisateurs.

Outils de gestion du temps et des tâches

Parfois, il suffit de pas grand chose pour augmenter la productivité. Un petit outil de production pour mieux gérer son temps et ses tâches peut suffire à atteindre ses objectifs plus rapidement.

Il existe pas mal d’outils de travail qui peuvent t’aider à être plus efficace dans ta routine en listant les tâches à effectuer et en mesurant le temps passé.

Outils de communication et collaboration

Dans un monde ultra connecté, la communication occupe une place centrale. Les outils de productivité les plus populaires proposent des fonctionnalités pour envoyer ou recevoir des messages, générer des notifications, travailler en même temps sur un projet, partager des fichiers, laisser des commentaires, demander une validation, etc.

Quand des équipes ont besoin de régulièrement s’envoyer des messages ou de modifier des documents, les outils d’organisation s’avèrent indispensables.

Outils de stockage et de partage de fichiers

La facilitation du stockage et du partage de fichiers est un vecteur incontournable de l’amélioration de la productivité en ligne.

Quand on travaille à plusieurs sur des projets communs, on a vite fait de créer des dizaines, voire des centaines de fichiers différents. Ces fichiers doivent être accessibles à toutes les parties prenantes du projet. L’email atteint rapidement ses limites et il est important de s’appuyer sur un logiciel dédié pour gagner du temps, stocker les fichiers, garder un historique des échanges et des versions, etc.

Outils d’automatisation des tâches

Les outils de production qui permettent d’automatiser les tâches sont excellents pour gagner du temps. Certaines actions doivent être effectuées régulièrement. Le souci, c’est qu’elles n’ont, la plupart du temps, que peu de valeur ajoutée en plus d’être chronophages.

C’est là qu’on peut s’appuyer sur des outils de productivité et d’automatisation des tâches. Il suffit de paramétrer l’action à réaliser, les déclencheurs et les conditions et de définir les logiciels concernés. Ensuite, tout se fait de façon automatique et tu peux te concentrer sur les questions qui importent vraiment.

Comment choisir le bon outil de productivité

Je vais maintenant te partager quelques conseils utiles pour t’aider à choisir le bon outil de productivité.

Identifier les besoins spécifiques de ton entreprise

Pour commencer, il faut prendre le temps d’identifier les problèmes que tu rencontres et les besoins de ton entreprise. Identifier clairement ses besoins est une étape incontournable qui va t’aider à faire des choix pertinents.

L’erreur à ne pas commettre ? Choisir un outil de productivité simplement parce qu’il est populaire. Il faut d’abord comprendre ce qui impacte l’efficacité de tes collaborateurs et identifier les challenges rencontrés.

N’hésite pas à te renseigner directement auprès des membres de ton équipe pour connaître leur ressenti et comprendre les difficultés qu’ils rencontrent dans leur quotidien. Pense aussi à les inclure dans le choix des outils afin d’augmenter les chances d’adoption et de succès.

Même si ça demande un peu de temps et de patience, ce processus de réflexion et d’introspection va t’aider à trouver la solution la plus adaptée à ta situation.

Évaluer les fonctionnalités clés à rechercher

Une fois que les besoins sont clairement identifiés, tu vas pouvoir te renseigner sur les outils de productivité disponibles et comparer ce qu’ils proposent avec ce dont tu as besoin.

C’est à ce moment-là qu’il faut prendre le temps de vérifier que ce qui est proposé par chaque outil corresponde bien à ce que tu recherches. Pour faire le meilleur choix, ça peut être utile de distinguer les fonctionnalités indispensables des fonctionnalités moins importantes.

Penser au budget lors du choix d’un outil de productivité

Quand on cherche un outil de productivité, on cherche généralement à gagner du temps. Qui dit “temps” dit aussi “argent”. C’est pourquoi il ne faut pas choisir un logiciel sans penser à ce qu’il va coûter. Logique.

De nombreux outils proposent des versions gratuites qui vont te permettre de les tester (voire de les utiliser de façon durable). Mais si tu passes à une version premium, prends le temps de regarder ce que l’outil va vraiment coûter.

Ca peut sembler évident dit comme ça, mais certains outils de productivité et d’automatisation ont une tarification spécifique qui dépend de l’utilisation et du nombre de collaborateurs. C’est pour ça qu’il vaut mieux s’assurer que le gain surpasse l’investissement financier.

Les avantages à utiliser des outils de productivité

Si tu n’es pas encore convaincu par les outils de productivité, sache que leur utilisation présente plusieurs gros avantages.

Améliorer l’efficacité et la productivité globale

L’avantage le plus évident, c’est bien sûr le gain d’efficacité et l’amélioration globale du workflow. Adopter des outils de production permet d’optimiser ton quotidien et celui de chaque membre de ton équipe.

Pour que ça marche, il faut bien sûr choisir l’outil le plus adapté à ta situation et à tes besoins spécifiques. Il faut aussi prendre le temps de le tester pour s’assurer qu’il correspond vraiment à ce que tu recherches et à tes habitudes de travail.

Si c’est le cas, alors tu ne devrais pas tarder à voir l’ensemble de ton activité devenir plus fluide et plus rapide. Un avantage qui t’aidera à gagner du temps pour être plus efficace ou travailler moins.

Renforcer la collaboration et la communication au sein de l’équipe

Le gain d’efficacité et de productivité se ressent d’autant plus si beaucoup de personnes travaillent sur le même outil. Les projets sont accomplis plus rapidement, les fichiers sont accessibles par les bonnes personnes, chacun peut voir ce qu’il a à faire et se focaliser sur ses tâches…

Plus il y a de personnes qui adoptent la solution, plus tu as de chances de booster la productivité de l’équipe. Que ce soit de la gestion de projet pure et dure, du travail en collaboration, de la CRM, des ventes ou du marketing, le fait de centraliser la gestion de l’entreprise sur un seul et même logiciel est top pour être plus compétitif.

Optimiser la gestion des projets et des tâches

Gérer un projet, c’est tout un métier. On doit tenir compte de nombreux paramètres différents, définir des priorités et des deadlines à la fois cohérentes et ambitieuses, quantifier les ressources et le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche…

Bref, c’est un domaine complexe qui demande une gestion parfaite pour optimiser la production d’une entreprise.

En choisissant le bon outil pour gérer et planifier tes projets et tes tâches, tu ne devrais pas tarder à optimiser la totalité de tes process.

Accéder et stocker de façon sécurisée des informations importantes

Enfin, les outils de productivité peuvent t’aider à gérer plus efficacement tous les fichiers produits par l’équipe, les clients ou les prospects.

La mobilité est aujourd’hui un sujet qui touche toutes les activités. Que tu travailles en solo ou en collaboration, les outils de gestion peuvent t’aider dans l’amélioration de la productivité en ligne.

Et tu as maintenant toutes les clés pour y arriver. N’hésite pas à te renseigner sur les applications de productivité ci-dessus afin de trouver le logiciel le plus efficace pour travailler.

Choisir un outil de productivité n’est pas toujours évident. Sache que si tu as besoins de conseils supplémentaires, on est là pour t’aider. On te donne rendez-vous dans les commentaires pour en discuter !