Trello : un outil de gestion de projets et de tâches

Trello est-il l’outil de gestion de projets et de tâches qu’il te faut ?

Ce petit logiciel figure parmi les plus populaires au monde et semble s’attirer les faveurs de tous ses utilisateurs. Même s’il peut tout à fait s’adapter à un usage personnel, Trello est avant tout utilisé par les professionnels, notamment au sein des petites et moyennes entreprises.

Historiquement, Trello proposait un tableau kanban. Et le logiciel a évolué en une application de gestion de projet Agile avec des fonctionnalités de timeline, de calendrier, des statistiques et de nombreuses intégrations.

Mais ça ne répond pas tout à fait à la question ci-dessus. Pour ce faire, nous allons passer Trello au peigne fin afin que tu puisses voir de quoi cet outil est capable. Nous allons voir ensemble comment Trello fonctionne, ce qu’il est possible de faire avec et s’il n’a pas usurpé sa réputation.

Si jamais tu as des questions ou des remarques à faire sur Trello, je te donne rendez-vous dans les commentaires en bas de cet article.

Trello, l’outil de gestion de projets qui s’adapte à tous ?

Trello a été lancé en 2011. C’est un outil collaboratif qui mise avant tout sur la simplicité d’utilisation. Et ça marche puisque des millions d’utilisateurs l’utilisent au quotidien.

Trello se présente sous la forme d’un tableau permettant de répartir des tâches et des projets sous formes de cartes et de listes. Versatile et personnalisable, tu peux ajouter autant de listes et d’étapes que tu le souhaites.

Tu peux utiliser l’outil en solo ou travailler en équipe, sur des travaux persos comme sur des projets de grande envergure.

Si tu apprécies le drag and drop, tu seras servi puisque Trello te permet de facilement déplacer tes to-do lists lorsque tu avances dans un projet. Tu peux également utiliser un code couleur pour gérer tes priorités ou simplement pour y voir plus clair.

Si on schématise, Trello est un outil qui permet de hiérarchiser tes idées en partant du projet d’ensemble jusqu’à la tâche la plus basique. Pour bien comprendre son fonctionnement, il faut d’abord être au courant des différents termes utilisés.

Concrètement, Trello permet d’organiser tes projets en tableau. Chaque tableau se compose de listes elles-mêmes composées de cartes. Et dans ces listes, tu vas pouvoir ajouter des tâches, c’est-à-dire les actions à réaliser.

L’outil suit donc la structure suivante pour t’aider à organiser ton travail : Tableau > Liste > Carte > Actions.

Si on prend l’exemple d’une agence de communication, on pourrait donc imaginer la structure suivante :

• Tableaux : client 1, client 2, client 3…
• Listes : créer le site internet, rédiger le catalogue produits, imaginer l’image de marque, réaliser un calendrier éditorial…
• Cartes : définir le nom de domaine, choisir le CMS, définir le tone of voice et la ligne éditoriale, réfléchir au format des publications…
• Actions : acheter le nom de domaine en .fr, .com et .io, tester la faisabilité sur WordPress et PrestaShop, créer des comptes sur les réseaux sociaux…

Trello fonctionne donc à la manière d’un entonnoir qui va du projet global à l’action la plus précise.

Comment utiliser Trello ?

Trello est un outil de gestion de projet assez flexible qui se démarque par sa facilité d’utilisation. Il se caractérise par une interface dépouillée, qui va droit à l’essentiel et qui est donc très simple à utiliser. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle il a autant de succès.

Trello propose des modèles réutilisables pour les débutants comme pour les utilisateurs confirmés. C’est un bon moyen d’appréhender l’outil et de découvrir ses différentes fonctionnalités avant de commencer à l’utiliser à ta sauce.

Une fois que tu l’as bien pris en main, libre à toi de l’adapter selon tes préférences et ta manière de travailler.

Trello propose également des templates dédiés à certains métiers ou organisations d’entreprises :

• Développement de produit
• Gestion de projet de design
• Gestion de projet d’ingénierie
• Processus de recrutement
• Suivis de candidatures
• Calendriers éditoriaux
• Vie personnelle
• Etc.

Car il faut savoir que Trello est facilement personnalisable. Tu peux configurer tes tableaux, listes et cartes comme bon te semble. Et je pense que c’est par ce biais que Trello s’est construit une telle popularité. C’est de par sa flexibilité qu’il a réussi à se faire adopter par autant de personnes de par le monde.

Regardons maintenant comment Trello se présente quand on démarre.

1. Créer un compte Trello et ajouter ton premier tableau

Sans surprise, il faut créer un compte pour pouvoir utiliser Trello. Pour cela, il suffit de se rendre sur le site officiel et de suivre la procédure. Il est possible de créer un compte Trello avec une adresse mail, un compte Google, Microsoft ou Apple.

Une fois ton compte Trello créé, le logiciel va t’inviter à créer un tableau. Trello te permet en effet d’organiser tes différents projets en tableaux eux-mêmes composés de listes et de cartes. Autrement dit, les listes sont un moyen d’organiser les cartes qui sont en réalité les tâches que tu as besoin de réaliser.

La première chose à faire après avoir créé ton compte, c’est donc de créer un tableau dans lequel tu vas pouvoir centraliser toutes les tâches inhérentes à un projet.

Si tu utilises la même structure dans chaque tableau, tu peux facilement t’y perdre. Pour t’y retrouver plus facilement, sache qu’il est possible de personnaliser l’arrière-plan de chaque tableau. Tu peux, par exemple, utiliser le logo de ton client si ton tableau rassemble toutes les tâches qui lui sont rattachées.

Voici 3 exemples de tableaux que j’ai créés dans Trello pour les projets internes, la gestion des commandes pour la plateforme SEOPepper et la gestion des commandes de sites de niche :

2. Créer des listes et des cartes

Une fois que tu as créé ton premier tableau, tu vas pouvoir y ajouter des listes, c’est-à-dire des colonnes.

Une liste intègre une collection de cartes qui vont regrouper des idées ou rassembler des tâches inhérentes à un même projet. Une seule liste rassemble ainsi autant de cartes que nécessaire. Si besoin, sache qu’il est possible d’organiser les cartes avec un code couleur.

Tu peux nommer chaque liste comme bon te semble. Pour commencer, je te conseille de faire simple et efficace afin de ne pas t’éparpiller.

Par défaut, Trello t’invite à créer 3 listes dans ton tableau :

• Choses à faire
• Actions en cours
• Actions terminées

Si tu démarres, je te conseille de suivre cette structure et de l’adapter au fil de l’eau, selon tes préférences. Par exemple, tu pourrais tout à fait ajouter une liste intitulée « Actions à valider » qui pourrait servir à contrôler un travail avant de le déplacer dans la liste des actions terminées.

Mais tu peux tout à fait te servir de Trello pour digitaliser un sprint de développement si tu travailles en Scrum en ajoutant des listes supplémentaires : à développer, en développement, à contrôler, à livrer, à tester, à corriger etc.

Voici par exemple un exemple de carte Trello que j’ai créée pour travailler sur l’édition d’un site web :

Et ici un autre exemple de carte pour un projet de netlinking :

3. Ajouter des tâches dans tes cartes

Maintenant qu’on a créé un premier tableau et ajouté nos premières listes avec des cartes, on va y ajouter des tâches.

Une liste sert justement à décomposer l’ensemble des actions qu’il reste à réaliser pour compléter un travail. Une fois que toutes les actions de la liste sont réalisées, la tâche est terminée. Évidemment, rien ne t’empêche d’utiliser Trello autrement selon tes besoins mais c’est comme ça que ça fonctionne, dans les grandes lignes.

Si on reprend la structure par défaut proposée par Trello, on va commencer par ajouter des tâches dans la carte des « Choses à faire ». Lorsque tu commences à travailler sur une tâche, tu peux la déplacer dans la carte des « Actions en cours » puis dans la cartes des « Actions terminées » une fois que le travail est fait.

4. Détailler les tâches

Trello ajoute encore un niveau en te permettant de détailler chaque tâche. Tu peux ainsi ajouter des sous-tâches et des checklists, attacher des fichiers, ajouter des commentaires etc. selon ce qui est pertinent pour toi.

Avec les intégrations (qu’on va voir un peu plus loin), il est même possible d’obtenir un aperçu d’un lien pointant vers un outil tiers.

Si tu as décidé d’ajouter une check-list à une tâche, tu peux ainsi plus facilement visualiser les différentes choses à faire pour la compléter avant de la déplacer dans la carte des des « Actions terminées ».

Trello offre donc beaucoup de liberté à ses utilisateurs. Tu peux véritablement travailler comme bon te semble. Tu n’as pas besoin d’utiliser toutes les fonctionnalités de l’outil : l’important c’est que tu t’en serves de la manière qui fonctionne le mieux dans ta propre situation.

5. Travailler en équipe

Trello est un outil que l’on peut utiliser à plusieurs. C’est en effet tout indiqué pour faire du travail collaboratif.

Pour cela, il faut créer une ou plusieurs équipes dans l’outil. Chaque équipe dispose de son propre nom. Tu peux également ajouter un type d’équipe (par exemple, Marketing ou Développement) et un texte de description qui liste les membres ou qui présente l’objectif de l’équipe.

Ensuite, il ne te reste plus qu’à ajouter les membres de l’équipe en leur envoyant une invitation par email directement depuis Trello. Selon la formule Trello à laquelle tu souscris (voir le détail sur les tarifs plus loin), tu vas pouvoir accéder à un tableau de bord pour gérer tes équipes et définir des options spécifiques.

Trello te permet donc de travailler à plusieurs et de garder un suivi des tâches en temps réel tout en voyant qui fait quoi. Si tu as besoin de faire un suivi d’une ou de plusieurs équipes, c’est très pratique.

6. Utiliser les Power-ups

Il est possible d’intégrer d’autres outils à Trello afin d’améliorer ta productivité. Le système s’appuie sur des « Power-ups ». Un Power-up est, en quelque sort, un jeton qui te permet d’intégrer un outil externe. Mais tu peux également utiliser les Power-ups pour ajouter une fonctionnalité spécifique à ton Trello :

• Reporting
• Champ personnalisé
• Calendrier
• Automatisation
• Système de vote
• Notification de lecture
• Changement d’affichage

Si tu souhaites intégrer une application à Trello, voici une liste non-exhaustive des logiciels externes compatibles :

• Evernote
• Dropbox
• Giphy
• GitHub
• Gmail
• Google Drive
• Google Hangouts Chat
• HubSpot
• Jira
• MailChimp
• Microsoft Teams
• OneDrive
• Salesforce
• Slack
• SurveyMonkey
• Twitter
• Zapier
• Zendesk
• Zoho
• Etc.

Grâce aux différentes intégrations, Trello peut ainsi se mettre à jour automatiquement selon les actions qui sont réalisées sur les autres applis connectées. En paramétrant un flux de données depuis un tableur ou ta plateforme de support, les tâches s’actualiseront directement dans Trello sans que tu n’aies besoin de le faire manuellement.

Idem au niveau de ton calendrier. Cette fonctionnalité permet de suivre depuis ton agenda les échéanciers de gestion de projet en fonction de leur statut et de ne jamais rater une éventuelle deadline ou rendez-vous.

Chaque carte peut d’ailleurs se voir assigner une date qui permet à tous les membres de l’équipe de voir les tâches les plus urgentes ou les plus importantes.

7. Automatiser les flux avec Butler

Butler est le nom que Trello a donné à son assistant virtuel. Ce dernier permet d’automatiser un grand nombre de tâches selon la progression d’un projet (par exemple, lorsque tu déplaces une carte d’une liste à une autre).

Les possibilités d’automatisation sont nombreuses avec Butler. Il suffit de configurer les règles en amont et de définir les différents déclencheurs ainsi que les actions à réaliser. Une fois que le cadre est mis en place, Butler réalise automatiquement toutes les actions.

Butler peut par exemple réaliser les actions suivantes :

• Archiver une tâche
• Modifier ou mettre à jour une date d’échéance
• Ajouter une checklist à une carte
• Envoyer une alerte sur une application tierce (publier un message sur Slack, commenter un ticket dans Jira, envoyer un email…)

Les automatisations proposées par Butler ne se limitent donc pas aux tableaux et aux cartes. L’application peut en effet travailler de concert avec les outils tiers et ainsi augmenter ta productivité.

En parallèle, Butler analyse ta propre utilisation de Trello et identifie les actions que tu réalises de manière répétée. Cela lui permet de te suggérer des automatisations et de les réaliser en un seul clic. De quoi améliorer encore le rendement de ton équipe.

Quel est le prix pour utiliser Trello ?

Trello est un logiciel qui fonctionne en mode SaaS (Software as a Service). C’est-à-dire qu’il te suffit de te rendre sur le site officiel et de l’utiliser au travers de ton navigateur. Tu n’as pas besoin d’installer quoi que ce soit sur ton ordinateur même s’il existe des versions à installer.

Trello propose une version gratuite qui s’accompagne de 3 version payantes :

• Standard à $5 par utilisateur et par mois en facturation annuelle ($6 en cas de facturation mensuelle).
• Premium à $10 par utilisateur et par mois en facturation annuelle ($12,50 en cas de facturation mensuelle).
• Enterprise à $17,50 par utilisateur et par mois en facturation annuelle pour 25 personnes. Le tarif est dégressif si l’équipe est plus importante.

La version gratuite de Trello permet de créer jusqu’à 10 tableaux avec un nombre de cartes illimité, des fonds d’écran et stickers personnalisés, un nombre illimité de Power-ups ainsi qu’un espace de stockage illimité pour des fichiers de 10 Mo ou moins.

J’apprécie le fait que la version gratuite de Trello ne soit pas simplement une offre d’essai déguisée. Avec ce qui est inclut dans cette formule, tu peux tout à fait utiliser Trello sur le long terme du moment que ton équipe reste petite.

Passer à une version payante de Trello permet d’accéder à des fonctionnalités avancées, des champs personnalisés, des tailles de fichiers plus importantes ou encore un support prioritaire.

Mais ce qui peut vraiment faire la différence se passe sur les versions Premium et Enterprise qui intègrent des vues supplémentaires parmi lesquelles on trouve :

• Tableau de bord : permet aux équipes de visualiser la progression de leur travail au travers d’indicateurs chiffrés, de statistiques et de graphiques. Le tableau de bord autorise également la génération de rapports.
• Chronogramme (timeline) : permet de visualiser les chevauchements entre plusieurs tâches et les potentielles surcharges de travail qui peuvent en découler. C’est idéal pour garder le contrôle sur les tâches qui n’étaient pas prévues et de garder l’œil sur les actions critiques ainsi que leur impact sur les projets d’autres équipes.
• Tableur : permet de visualiser l’ensemble des projets de l’entreprise. Les cartes peuvent être filtrées par projet, par équipe, par date etc. Cette vue permet de garder l’œil sur chaque projet et de surveiller les différents échéanciers.
• Calendrier : permet de consulter de manière très visuelle les dates de début, le timing et les échéances de chaque carte.
• Plan : permet de mieux gérer les projets qui impliquent des déplacements des équipes sur des lieux précis. Cette vue permet notamment d’attribuer une tâche à un point géographique (bureau, lieu d’intervention, lieu de visite…).

Comment télécharger Trello ?

Comme on vient de le voir, Trello est un logiciel qui s’utilise en mode SaaS au travers de ton navigateur favori :

• Firefox
• Chrome
• Edge
• Brave
• Opera
• Safari

Mais ce logiciel existe également sous forme de programme téléchargeable, sur ordinateur comme sur mobile.

L’appli est disponible sur les systèmes d’exploitation suivants :

• Windows
• MacOS
• Google Play
• iOS

Les versions mobiles sont parfaites pour les personnes qui sont souvent en déplacement et qui aiment modifier certains projets à la volée.

Avantages et inconvénients de Trello

Note globale : 4,8/5

Avantages

• Un excellent outil pour les entreprises de toutes tailles mais également les projets persos.
• Les modèles de projets qui permettent d’adapter Trello aux besoins et au secteur d’activité de l’entreprise.
• Très facile à prendre en main et à utiliser au quotidien, notamment au travers de sa version gratuite.
• Augmente la productivité de par son côté très visuel, intuitif et ses fonctionnalités de drag and drop.
• Les possibilités de travail en équipe.
• Les automatisations rendues possibles avec l’assistant virtuel Butler.
• Le nombre important d’intégrations et les interactions entre Trello et les logiciels tiers.
• La version mobile de Trello qui facilite la gestion de projet pendant les déplacements.

Inconvénients

• Difficile de gérer des projets de grande envergure sans passer à la version Premium, voire la version Enterprise.
• Il est facile de s’éparpiller lorsqu’on ajoute trop de cartes différentes dans un même tableau. Utiliser Trello permet de mieux s’organiser, mais ça demande également une bonne organisation de la part des utilisateurs (et pourquoi pas des automatisations).

Les 3 meilleures alternatives à Trello en 2024

1 – Monday

Monday est une excellente plateforme d’organisation du travail pour une personne ou en équipe. C’est l’un des outils les plus plébiscités dans ce domaine.

Voici une liste non-exhaustive des avantages de Monday par rapport à Trello :

• Plus de fonctionnalités avec personnalisation et flexibilité
• Plus de visualisations
• Création de dashboard personnalisé avec toutes les données en un coup d’oeil
• Rapports analytiques

Et les avantages de Trello :

• Plus facile à prendre en main
• Interface plus intuitive pour ceux qui commencent
• Plan gratuit plus généreux (seulement 2 utilisateurs pour Monday)

Donc Monday est certainement plus adapté pour des projets plus complexes qui incluent de larges équipes.

Il faut aussi tenir en compte les tarifs et leur fonctionnement. Sur Trello, tu peux ajouter des membres d’équipes 1 par 1 ce qui te permet de facilement contrôler le coût de l’outil. Par contre avec Monday, seuls des nombres de membres prédéfinis peuvent être choisis : 3, 5, 10, 15, 20, 25, etc.

Je t’invite à essayer la version gratuite pour voir si Monday est l’outil de gestion de projets qu’il te faut.

2 – Wrike

Wrike, tout comme Monday, est plus adapté pour les projets complexes avec plus de membres d’équipe.

Pour te faciliter le choix, voici certains avantagages de Wrike comparé à Trello :

• Plus de visualisations
• « Proofing » avec comparaison pour accepter ou refuser une proposition
• Projet de plannification des dépenses
• Formulaire de requête dynamique

Et pout le seul inconvénient :

• Prend plus de temps à être pris en main

Trello vise la simplicité, donc forcément tous ses compétiteurs proposeront plus de fonctionnalités qui peuvent être indispensables à certains projets. Wrike ne fait pas exception à la règle.

Au niveau des tarifs, Wrike est un peu plus cher que Trello mais propose lui aussi un plan gratuit pour un nombre de membres illimités, ce qui est une excellente nouvelle :

3 – Asana

Asana est un autre outil de gestion de projets et tâches populaire avec des avantages un peu différents.

La première étant les visualisations qui sont plus nombreuses. Dans le plan gratuit d’Asana tu auras accès aux visualistions :

• Liste
• Tableau (Kanban)
• Calendrier

et pour les plans payants, tu auras en plus :

• Frise chronologique Gantt (Premium)
• Portfolio (Business)

Donc avant tout, cela va être un choix de savoir quelles visualisations tu préfères pour tes projets.

Ensuite pour les autres différences notables :

• Propose plus de templates (que Trello)
• Meilleure gestion d’équipes larges
• Rapports d’avancement de projets
• Moins de fonctionnalités tierces avec les power-ups

Les taris sont aussi un peu plus cher que ceux de Trello mais la version gratuite te permet déjà d’avoir accès à pas mal de fonctionnalités :

Mon avis sur Trello (2024)

Note globale : 4,6/5

Trello est un superbe outil qui facilite énormément la gestion de projets en tous genres. Je l’utilise personnellement pour gérer mes sites et mes différents projets collaboratifs.

Difficile de faire plus simple et fluide en matière d’interface visuelle, avec son système de cartes éditables en un clic et déplaçables en un drag & drop. En matière de gestion de tâches, je trouve que Trello est au top. Je l’utilise d’ailleurs au quotidien depuis 2013 et il a rapidement remplacé les quelques outils que j’utilisais auparavant.

A ce jour, il ne me reste plus que 3 outils de productivité :

• Trello (projets collaboratifs)
• Workflowy (projets persos)
• Zapier (automatisation)

Pour ma part, j’utilise plusieurs espaces de travail et plusieurs tableaux, selon les projets et les intervenants.

Cela me suffit pour gérer mon réseau de sites, les commandes d’articles via SEOPepper, les commandes de sites d’affiliation, organiser un gros projet…

Cela permet également d’éviter de procrastiner : on sait exactement ce qu’il faut faire. On a en plus une vue constante des choses à faire ce qui évite que les choses traînent et l’accumulation de tâches !

Bref, les possibilités qu’offre Trello sont larges, très larges. Et cet outil te permettra certainement d’optimiser ton temps de travail pour te consacrer à l’essentiel. À mon avis, Trello n’a pas usurpé sa réputation d’outil de gestion de projet de référence.

Et toi, quel est ton avis sur Trello ? Cet article t’a donné envie de l’essayer ? Peut-être préfères-tu passer par un outil concurrent comment Airtable, Asana, Avaza ou encore Planner de Microsoft ? Je t’attends dans la section des commentaires ci-dessous pour en discuter !