Zapier : la solution n°1 pour automatiser ses tâches

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Quand on gère une activité en ligne, on se retrouve souvent à utiliser un grand nombre d’application et de logiciels différents : site web, email, réseaux sociaux, CRM, marketplace, analytiques… Gérer autant d’outils différents peut vite devenir assez compliqué. C’est là que Zapier entre en scène.

Zapier est un logiciel d’automatisation qui t’aide à connecter toutes ces différentes solutions afin qu’elles travaillent de concert et optimisent ton workflow. Cette boîte à outils te permet de facilement créer des automatisations entre tous tes logiciels, même si tu n’as aucune connaissance technique particulière.

Et c’est sans conteste le leader sur le marché.

Zapier peut être l’arme fatale qui va booster ta productivité. C’est pourquoi nous allons voir ensemble comment Zapier fonctionne, l’usage que tu peux en faire, ses avantages et ses inconvénients, son prix…

Tu sauras très bientôt si Zapier est l’outil qu’il te faut ou non.

Zapier, l’outil d’automatisation par excellence

Zapier, c’est quoi ?

Utilisé par plus de 3 millions de personnes en 2020, l’outil Zapier est un logiciel génial qui permet de connecter des applications entre elles et d’automatiser certaines tâches. Si on simplifie l’idée, c’est de pouvoir procéder à toutes les intégrations imaginables en centralisant tout ça sur une seule plateforme.

Cet outil te permet en effet de créer des synergies entre applis sans avoir à rédiger la moindre ligne de code. Elle te permet également d’être autonome : tu n’auras jamais besoin de faire appel à un développeur pour interfacer deux logiciels entre eux (sauf pour les cas les plus complexes).

Zapier, c’est un outil qui peut prendre en charge plus de 5 000 intégrations différentes en s’appuyant sur le système des API. En d’autres termes, il est en mesure de gérer à peu près toutes les intégrations possibles et imaginables.

Pour résumer, Zapier te permet d’automatiser des dizaines de tâches et de gagner un temps fou. Autrefois, ce travail aurait nécessité que plusieurs personnes travaillent dessus : c’est donc un gain indéniable de temps et d’argent.

Une API, qu’est-ce que c’est ?

Le terme « API » est un sigle pour « Application Program Interface« . Pour schématiser, c’est un système au travers duquel un programme informatique peut communiquer avec les autres.

Il existe des API pour quasiment tous les logiciels du monde. Certaines sont accessibles librement, d’autres nécessitent de payer un abonnement ou des frais, d’autres encore ne sont pas mises à disposition par le développeur du logiciel.

L’API pourrait donc se présenter comme un interprète qui traduit le discours d’une personne étrangère afin que tout le monde puisse le comprendre. On pourrait aussi utiliser l’image d’un adaptateur qui permet de relier deux câblages différents.

Zapier s’appuie justement sur les API pour interfacer toutes les applications entre elles. On peut considérer la solution comme un hub sur lequel les logiciels se connectent pour partager des données entre elles et réaliser des tâches de manière automatique.

Comment ça fonctionne ?

Comme pour tous les outils que l’on trouve sur internet, l’utilisation de Zapier nécessite de créer un compte :

• Adresse email
• Facebook
• Google
• Microsoft
• SSO

Si tu te connectes pour la première fois, l’outil va te demander plusieurs choses et notamment les applications que tu utilises le plus souvent :

• Slack
• Mailchimp
• Facebook
• Trello
• Instagram
• Dropbox
• WordPress
• Etc.

En se basant sur ta sélection, Zapier va pouvoir te proposer des workflows adaptés à ta manière de travailler.

Lorsque tu as sélectionné tes apps favorites, Zapier te redirige vers ton tableau de bord. Celui-ci se compose de plusieurs rubriques :

• Tableau de bord : permet de créer de nouveaux workflows en sélectionnant des applis. On retrouve également une liste de workflows recommandés selon tes usages.
• Zaps : les « Zaps » sont les automatisations que tu as programmées dans Zapier. Pour te donner un exemple précis, j’ai créé un Zap qui partage automatiquement un post sur LinkedIn dès que je publie une nouvelle vidéo sur YouTube.
• Transferts : cette rubrique te permet d’envoyer des données en masse d’une application vers une autre.
• Mes apps : tout est dans le nom. Cette rubrique comporte une liste complète de toutes les applications que tu as ajouté à ton compte Zapier.
• Historique des Zaps : cette rubrique comporte un certain nombre de statistiques et permet de suivre les Zaps (les actions automatisées) qui ont eu lieu par ordre chronologique.
• Explorer : ce bouton te redirige vers une page avec des conseils, des vidéos de tutoriels, des cas d’usage et tout un tas de ressources pour exploiter Zapier au maximum.

Comment créer une automatisation avec Zapier ?

L’une des principales fonctionnalités de ton tableau de bord, c’est clairement la rubrique des Zaps. C’est là que tu vas pouvoir paramétrer toutes tes automatisations.

Pour créer un Zap, le processus est très simple puisqu’il se compose de 2 étapes :

• Créer un déclencheur (Trigger) : comme son nom l’indique, le Trigger consiste à indiquer à Zapier l’événement qui doit déclencher l’action de manière automatique. Pour ce faire, tu dois sélectionner une application puis choisir l’événement déclencheur. Si on prend par exemple AWeber, un événement peut être la création d’un nouveau champ, d’une nouvelle liste de diffusion ou encore l’inscription d’un nouvel utilisateur.
• Créer une action : une fois que tu as sélectionné ton appli et l’événement déclencheur, on passe à l’action (n’hésite pas à me dire en commentaire ce que tu penses de ce jeu de mots). C’est-à-dire au paramétrage de ce qui aura lieu ensuite dans une autre appli à chaque fois que l’événement sélectionné se produit. Dans notre exemple, tu pourrais paramétrer le Zap dans le but de recevoir un message sur Slack à chaque fois qu’un nouvel utilisateur s’inscrit à une liste de diffusion dans AWeber.

Comme tu peux le voir, tu peux créer de nombreuses automatisations différentes en l’espace de quelques minutes et sans aucune difficulté.

Nous verrons le processus détaillé pour créer un Zap un peu plus loin.

Quelles sont les fonctionnalités de Zapier ?

Pour créer des workflows, Zapier est fait de telle manière que chaque action automatique ne se déclenche que dans certains cas précis.

Mais il est possible de créer des scénarios qui déclenchent des actions différentes au sein d’un même Zap. Par exemple, si un utilisateur s’inscrit à ta newsletter, Zapier peut déclencher une action A. Mais si un utilisateur se désinscrit de ta newsletter, Zapier déclenche alors une action B.

Il est également possible de créer des filtres pour affiner encore chaque déclencheur. Les filtres sont très pratiques car ils permettent d’effectuer des tâches différentes à partir d’un seul et même déclencheur tout en limitant les actions afin qu’elles ne s’exécutent que dans des circonstances bien précises.

Pour te donner un exemple, j’ai paramétré Zapier pour qu’il laisse s’écouler un certain délai en un déclencheur et une action. Lorsque je partage une vidéo sur mon compte YouTube, Zapier laisse s’écouler 2 heures avant de publier un post sur LinkedIn.

La fonction de retardateur (Delay) peut d’ailleurs être super intéressante pour envoyer à des moments précis des emails transactionnels de façon automatique selon les actions des abonnés.

Quelles sont les intégrations possibles avec Zapier ?

Zapier est compatible avec plus de 5 000 applications différentes. Pour ta santé mentale comme pour la mienne, je ne vais donc pas toutes te les lister ici.

Cependant, voici quelques unes des applications les plus connues qui sont compatibles avec Zapier :

• Google : Gmail, Sheets, Calendar, Drive, Forms, Analytics, My Business…
• Microsoft : Outlook, Excel, To Do, Teams, Office 365, OneDrive…
• Facebook : Pages, Lead Ads, Conversions, Messenger…
• Slack
• Mailchimp
• HubSpot
• Trello
• Discord
• Calendly
• ActiveCampaign
• Typeform
• Notion
• YouTube
• Salesforce
• ClickFunnels
• Shopify
• Squarespace
• Zoom
• Instagram
• WooCommerce
• Dropbox
• ConvertKit
• MailerLite
• WordPress
• Sendinblue
• Wix
• Teachable
• Stripe
• GitHub
• ThriveCart
• PayPal
• Twitter
• LeadPages
• AWeber
• Twitch
• Ecwid
• Podia
• Gumroad
• Mailjet
• Systeme.io
• eBay
• GetResponse
• Pinterest
• Hotjar

Et j’en oublie sûrement… Ce qu’il faut retenir, c’est que les applications que tu utilises au quotidien sont sans doute compatibles avec Zapier.

Comment créer un Zap avec Zapier ?

Je vais maintenant te montrer comme créer un Zap pas à pas. Je t’en ai déjà donné un petit avant-goût au chapitre précédent mais nous allons maintenant entrer dans le détail.

Étape 1 : créer un Zap

Pour commencer, clique sur le bouton orange « Create Zap » situé en haut à gauche de ton tableau de bord. Tu peux également cliquer sur le bouton bleu situé en haut à droite dans la rubrique Zaps.

Tu vas maintenant pouvoir paramétrer le déclencheur. Le déclencheur est en réalité un événement qui va démarrer ton Zap (autrement dit, ton action automatisée).

Je vais te prendre un exemple très simple pour illustrer la procédure. Je vais créer un Zap pour partager automatiquement une vidéo sur Facebook lorsqu’une nouvelle vidéo est publiée sur une chaîne en particulier.

Étape 2 : créer un déclencheur (Trigger)

Pour ce faire, il faut sélectionner l’application de ton choix dans la liste affichée à l’écran. Les applications que tu auras toi-même ajoutées au préalable et auxquelles tu es connecté s’afficheront en priorité. Mais tu peux sélectionner n’importe quel logiciel compatible avec Zapier.

Si tu utilises beaucoup d’applications différentes, je te conseille d’utiliser la fonction de recherche textuelle.

Une fois que tu as sélectionné l’application, il va falloir sélectionner un événement. Chaque application comporte sa propre liste d’événements spécifiques. Voici par exemple les événements disponibles pour l’application YouTube :

Pour configurer le déclencheur, tu dois autoriser Zapier à accéder à ton compte. Si c’est la première fois que tu crées un Zap pour une application, cela consiste simplement à renseigner tes identifiants de connexion. Ensuite, tu n’auras qu’à sélectionner l’événement de ton choix pour paramétrer le déclencheur.

Pour continuer avec l’exemple de YouTube, je vais ensuite devoir indiquer à Zapier la chaîne qui m’intéresse en renseignant son ID.

La dernière chose à faire pour paramétrer notre déclencheur, c’est de le tester. C’est une action importante car elle va te permettre de vérifier que tout fonctionne avant de passer à la suite.

Une fois que tu as tout testé, tu vas pouvoir définir l’action à réaliser. À savoir, publier un post sur Facebook pour partager la vidéo YouTube.

Étape 3 : définir une action

Le processus pour définir une action est très similaire à la création du déclencheur. Il faut tout d’abord sélectionner l’application qui t’intéresse puis un événement comme tu peux le voir ci-dessous.

Ensuite, tu vas devoir choisir un compte Facebook de la même manière que nous avons choisi une chaîne YouTube à l’étape précédente.

Une fois que tu as sélectionné la bonne appli et indiqué à Zapier le compte Facebook en question, tu vas pouvoir paramétrer l’action en détail. Dans notre exemple, voici comment ça se présente :

Comme tu peux le voir, on peut sélectionner la page Facebook, rédiger le texte en amont (le titre de la vidéo YouTube étant variable) et définir le lien de la vidéo en question. En rédigeant le texte une fois, tu n’auras plus besoin d’y revenir par la suite ce qui te fera gagner un temps fou !

Pour finir, tu devras également tester ton action afin de t’assurer que tout fonctionne correctement. Une fois que tout est bon, il ne te reste plus qu’à publier ton Zap en lui donnant un nom.

Tu retrouveras alors ton Zap ainsi que tous les autres dans l’écran dédié de ton tableau de bord Zapier. En un clic de souris, tu pourras activer ou désactiver tes Zap grâce aux boutons radios correspondants.

Et voilà ! Tu vois ? Rien de bien compliqué.

Quel est le tarif pour utiliser Zapier ?

Zapier propose 5 formules différentes dont une gratuite :

• Free : la formule gratuite limitée à 100 tâches par mois
• Starter à $29,99 par mois pour 750 tâches ($19,99 par mois en paiement annuel)
• Professional à $73,50 par mois pour 2 000 tâches ($49 par mois en paiement annuel)
• Team à $598,50 par mois pour 50 000 tâches ($399 par mois en paiement annuel)
• Company à $1198,50 par mois pour 100 000 tâches ($799 par mois en paiement annuel)

Hormis pour la formule Free, tu peux moduler le nombre de tâches par mois ce qui fait augmenter ou baisser le tarif.

Tu trouveras le comparatif détaillé de ces différentes formules en cliquant sur l’impression écran ci-dessous.

J’apprécie vraiment la formule gratuite car elle te permet de bien prendre l’outil en main et de l’essayer sans limitation de durée. Malgré seulement 5 Zaps en une étape, ça peut tout à fait convenir pour automatiser quelques tâches et booster ta productivité si tu as une petite entreprise ou si tu es un solopreneur.

À environ 20€ par mois, le plan Starter se montre déjà bien plus complet.

Selon moi, il conviendra à la plupart des usages (20 Zaps en plusieurs étapes, accès aux filtres et à la fonctionnalité de Transfert, connexion via les webhooks…). Il permet également de connecter jusqu’à 3 apps premium (parmi lesquelles on retrouve PayPal, Pinterest, Amazon Seller Central, BigCommerce, Magento, Upwork ou encore MySQL) ce qui peut s’avérer hyper intéressant.

Les 3 formules supérieures s’adressent en revanche aux entreprises de grande envergure qui ont de gros besoins en termes d’automatisation et un budget plus conséquent.

Une chose qu’il faut absolument savoir, c’est que si tu dépasses le nombre de tâches mensuel, ton tarif va automatiquement passer à la tarification supérieure ! Si on prend l’exemple d’un plan Starter avec 750 tâches, la 751ème tâche fera passer le tarif de $29,99 à $58,50 ! Il faut donc être vigilant et régulièrement surveiller ta consommation de tâches via ton tableau de bord.

Avantages et inconvénients de Zapier

Note globale : 4,5/5

Avantages

• L’outil est facile à prendre en main et je trouve l’interface très intuitive.
• Créer une automatisation est super simple (du moment qu’elle ne dépasse pas un certain nombre d’étapes).
• Tu peux interfacer à peu près toutes les applications et logiciels du marché pour booster ta productivité.
• Simple d’utilisation, tu peux néanmoins aller très loin dans les automatisations.
• Le gain de temps engendré par les automatisations est un véritable game changer.

Inconvénients

• Malgré une formule gratuite, il te faudra sans doute passer par une formule payante pour réaliser des automatisations pertinentes.
• Si on ne fait pas attention, on peut rapidement se perdre dans les automatisations et créer de petites erreurs qui bloquent tout le processus.
• Même si la liste des intégrations est longue comme le bras, ce n’est pas pour autant que les automatisations avec telle ou telle appli seront intéressantes. Pense à regarder dans le détail ce qu’il est possible d’automatiser avant de te lancer.
• Si une appli n’est plus supportée par Zapier, tu pourrais te retrouver le bec dans l’eau. Tu n’auras pas le choix que d’engager un développeur ou d’utiliser une application concurrente.
• La tarification de Zapier est un peu ambiguë au niveau du nombre de tâches. Plutôt que de bloquer tes automatisations au nombre de tâches comprises dans ta formule, tu passes directement à la tarification supérieure, même si tu dépasses de seulement 1 tâche.

Qui peut utiliser Zapier ?

Comme tu peux le constater, Zapier est un logiciel qui s’adresse à toutes celles et ceux qui jonglent entre plusieurs applications pour gérer leur activité.

À mon avis, Zapier peut donc être utilisé par tout le monde même s’il s’adresse principalement aux professionnels du marketing en ligne. Cependant, je pense que Zapier peut t’aider à être plus efficace quel que soit ton secteur d’activité, la taille de ton entreprise et ta manière de fonctionner.

La possibilité de créer autant d’automatisations fait de Zapier un excellent outil. Je pense qu’une fois que tu commences à t’en servir, tu risques de ne plus pouvoir t’en passer !

Quels sont les alternatives à Zapier ?

Si tu n’es pas sûr de vouloir te lancer avec Zapier, sache qu’il existe plusieurs solutions concurrentes.

1 – Make

Make est un autre outil d’automatisation très complet et qui te permet de faire à peu près les mêmes choses que Zapier.

Voici une liste des grandes différences entre ces 2 outils :

• La visualisation est en drag & drop
• +1200 applications peuvent s’interfacer comparer à +5000 pour Zapier
• Permet des automatisations plus complexes

Make possède des avantages mais aussi des inconvénients comparé à Zapier :

Avantages

• Revient moins cher
• La version gratuite propose 1000 opérations / mois
• Permet de créer des automatisations plus complexes

Inconvénients

• Plus compliqué à utiliser
• Moins d’applications intégrées
• Il vaut mieux avoir des connaissances en automatisation pour s’en servir

Voici les tarifs de Make, et comme la version gratuite te permet de faire 1000 opérations par mois en incluant d’autres membres, cela te permet de l’essayer pour voir si tu la préfères à Zapier :

2 – Pabbly

Pabbly est plus récent que Zapier alors forcément l’outil possède moins d’intégration avec des applications tierces (+1000).

La plateforme comporte à peu près les mêmes fonctionnalités que Zapier et est basé sur JavaScript, donc tu ne seras pas dérouté.

Pabbly est composé de 5 outils que tu peux acheter séparément ou en bundle :

• Pabbly Connect (Automatisation comme Zapier)
• Pabbly Email Marketing
• Pabbly Form Builder
• Pabbly Subscription Billing
• Pably Email Verification

Mais Pabbly offre un avantage de taille comparé à ses compétiteurs : une offre à vie pour Pabbly Connect !

Attention cependant, je ne sais pas combien de temps cette offre sera valable, en tout cas elle l’est au jour où j’écris cet article.

Si tu comptes utiliser un outil d’automatisation pendant de nombreuses années, tu peux imaginer les économies que cette offre te fera gagner.

Si tu préfères avoir une souscription mensuelle ou annuelle, Pabbly Connect offre de nombreux plans qui sont dégressifs si tu les choisis pour 1, 2 ou 3 ans. Il existe aussi une version gratuite qui te permet d’effectuer 100 tâches / mois.

3 – IFTTT

Et pour terminer, je te présente IFTTT qui possède pas mal d’avantages :

• Bien moins cher que toutes les autres solutions
• Toutes les automatisations sont très bien expliquées et facile à mettre en place
• Plus adapté à une utilisation personnelle

IFTTT s’intègre avec plus de 800 applications ce qui est déjà pas si mal. Grâce à sa simplicité d’utilisation, IFTTT est une solution parfaite pour automatiser des tâches liées à la vie quotidienne avec les réseaux sociaux, les appareils domotiques et la productivité.

Les tarifs sont très accessibles et tu peux essayer IFTTT avec leur plan gratuit :

Les autres alternatives

Voici une liste des autres alternatives à Zapier :

• Automate.io
• Celigo
• HubSpot Operations Hub
• Integrately
• Microsoft Power Automate
• Tray.io
• Workato

Zapier reste le leader sur le marché mais, comme tu peux le constater, il fait face à plusieurs grosses pointures en termes d’automatisation. Je t’invite surtout à te renseigner sur Make, Pabbly et Workato qui sont à mon avis les plus proches en termes de fonctionnalités et d’expérience utilisateur.

Mon avis sur Zapier

Note globale : 4,5/5

À mon avis, Zapier est un outil excellent. Automatiser des actions entre autant d’outils différents est un véritable exploit.

En plus, c’est relativement simple à utiliser. Évidemment, comme n’importe quel logiciel, il te faudra peut-être un certain temps pour maîtriser Zapier sur le bout des doigts mais ça ne devrait pas poser plus de problèmes que ça.

Créer une automatisation ne te prendra sans doute jamais plus de quelques minutes sauf si elle comporte de nombreuses étapes. Comme on l’a vu ensemble, il suffit de sélectionner tes applis, de définir l’événement déclencheur puis l’action à réaliser et le tour est joué.

Tu peux donc te tourner vers Zapier si tu ne disposes pas des compétences en interne pour mettre en place tous ces workflows. Pour un prix qui sera toujours moins cher que d’embaucher un dev, Zapier peut t’aider à booster ta productivité en un rien de temps.

Si jamais tu tombes sur une application qui n’est pas compatible avec Zapier, tu peux toujours t’appuyer sur les webhooks et les API. Ce système, qui requiert toutefois de s’y connaître, permet de connecter entre elles même les apps qui ne sont pas sur Zapier. Dans ce cas, tu pourrais avoir besoin d’un développeur.

Mais il faut savoir que ce sera de plus en plus rare au fur et à mesure que Zapier enrichit son catalogue, déjà bien fourni.

Zapier rencontre ses limites lorsque tu souhaites créer un Zap avec beaucoup d’étapes. Chaque étape ajoute de la complexité à ton automatisation. S’il y a un bug, disons, à l’étape 6 de ton Zap qui se compose lui-même de 15 étapes, tu risques de t’arracher les cheveux pour trouver, tester et corriger le problème.

En dehors de ça, mon avis sur Zapier est on ne peut plus positif. C’est une machine ultra efficace qui pourra te faire gagner énormément de temps et d’argent sur le long terme, une fois que tu l’auras bien en main.

Questions fréquentes sur Zapier

Quelles sont les applications compatibles avec Zapier ?

Zapier est compatible avec plus de 5 000 logiciels différents. Dans Zapier, chaque logiciel comprend un certain nombre d’événements qui peuvent être utilisés pour déclencher une action de manière automatique dans un autre logiciel.

Qu’est-ce qu’un Zap dans Zapier ?

Dans Zapier, un Zap est une tâche automatisée qui a lieu entre 2 logiciels distincts. Un Zap est un workflow qui se déclenche sous certaines conditions. Si un événement spécifique a lieu dans la première application, le Zap déclenche une action précise dans la seconde.

Zapier est-il gratuit ?

Oui. Zapier propose un plan gratuit sans limitation de durée. Cette formule est cependant limitée à 5 Zaps et 100 tâches par mois. Il faut donc souscrire à une formule payante pour créer plus d’automatisations.

Zapier est-il un logiciel de CRM ?

Non. Zapier n’est pas un logiciel de CRM. Il permet d’interfacer entre elles des applications diverses, dont des outils de CRM, mais il ne remplace par une solution dédiée comme Salesforce ou Zoho.

Zapier est-il sécurisé au niveau des données ?

Les concepteurs de Zapier portent une attention toute particulière à la sécurité des données qui transitent sur leur application. Le niveau de sécurisation des données des applications est équivalent aux standards des banques. Certaines données basiques sont conservées pour la correction de bugs mais seulement pour une durée maximale de 7 jours. Passé ce délai, elles sont automatiquement supprimées.

Voilà ! Tu sais désormais tout ce qu’il faut savoir sur ce superbe logiciel. J’espère que mon avis sur Zapier te sera utile et t’aidera à franchir le pas. Si tu as des questions, n’hésite pas à venir les poser dans les commentaires ci-dessous.