Avis WorkFlowy (+ Comment je m’organise)

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Après avoir suivi avec grand intérêt la façon de travailler de Julien, expert en productivité et fondateur de l’Organisologie, j’ai décidé de me pencher sérieusement sur sa méthode et son outil de prédilection : WorkFlowy. Et autant te dire que ça m’a mis une claque 😀

Au premier abord, je m’attendais à un outil relativement simple et limité. Alors que peut bien t-il se cacher derrière ses listes infinies ? Pourquoi les fondateurs de Medium, Twitter et Atlassian utilisent-ils WorkFlowy au quotidien ? Qu’est-ce qui peut le rendre plus performant qu’un autre outil de productivité ?

Je me suis retroussé les manches et je me suis plongé dans cet outil pour, potentiellement l’adopter, et te partager mon retour d’expérience.

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Comment je m’organisais

Jusqu’à présent, j’utilisais plusieurs outils pour organiser mes projets et mon planning :

• Un agenda de productivité : prise de notes, planification des tâches à venir et bilans
• Trello (outil inspiré par la méthode Kanban de Toyota) : organisation de projets
• Notepad++ : infos sites et hébergeurs, briefs, suivi de campagnes de netlinking
• Google Agenda : planification de RDV et évènements
• Dropbox : enregistrement et envoi de fichiers

Ca peut paraître dispersé, mais ça me convenait plutôt bien jusqu’à présent ^^

En réalité, je passais pas mal de temps à basculer entre les différents outils et j’ai fini par ne plus m’apercevoir de la perte de temps que ça représente.

Je sais que chacun a sa méthode qui fonctionne, mais il est toujours bon de savoir qu’on peut constamment l’améliorer. Et je dois avouer que ça faisait bien longtemps que je n’avais pas remis en question mon organisation.

J’ai donc décidé de me plonger dans la méthode de Julien en intégrant ce nouvel outil de productivité : WorkFlowy.

Pourquoi utiliser des listes ?

Créer des listes est terriblement simple et efficace. Utiliser un bloc notes et un stylo, c’est bien ; mais tu vas voir ici qu’utiliser un outil comme WorkFlowy est bien plus puissant et flexible.

Contrairement à d’autres méthodes plus complexes, la création de listes avec WorkFlowy est hyper facile à adopter pour tout le monde.

Les listes peuvent aider à mieux s’organiser, préparer des projets pro/perso, se fixer des objectifs, résumer, prioriser, réaliser des suivis, etc.

WorkFlowy vs liste papier

On comprend bien le succès des post-its et des blocs-notes à la maison et en entreprise, cependant c’est un support limité quand on souhaite aller plus en profondeur. Utiliser un outil complet et sans limite comme WorkFlowy va aider à être bien mieux organisé et efficace.

Même si j’apprécie toujours le support papier, qui est très concret, et qui reste sous les yeux, je préfère utiliser une application de productivité pour aller plus loin, et avoir un suivi détaillé de mes journées, objectifs et projets.

WordFlowy vs Trello

Pendant longtemps, j’ai utilisé Trello comme outil de productivité. Aujourd’hui, j’utilise WorkFlowy pour tous mes projets perso.

Néanmoins, je continue d’utiliser Trello sur des projets collaboratifs.

Cela ne veut pas dire que Trello est moins bon que WorkFlowy, loin de là. Il est juste différent et il convient parfaitement à certaines tâches, comme l’organisation de projets, de ses journées et le travail collaboratif. Voici des modèles d’utilisation et des templates inspirants.

WorkFlowy m’a particulièrement plu car il permet de réaliser plus de choses et il est moins limitant au niveau de sa structure.

WorkFlowy : pour qui ? pour quoi ?

Lancé en 2010 et constamment amélioré depuis lors, WorkFlowy se présente comme le gestionnaire de liste ultime. Il se destine à toutes les personnes souhaitant améliorer leur organisation au quotidien, et pas seulement aux professionnels du web.

Utiliser WorkFlowy peut améliorer autant sa vie professionnelle que sa vie perso. C’est une grosse promesse, mais elle est tenue dès lors qu’on adopte sérieusement ce logiciel.

Contrairement à d’autres outils de productivité, WorkFlowy se veut le plus simple possible et rapide à prendre en main. On peut maîtriser ses fonctionnalités essentielles en l’espace de quelques minutes, même pour un néophyte du web.

Le fonctionnement et l’utilisation de WorkFlowy sont très simples :

• on gère une liste extensible à l’infini
• c’est en quelque sorte un fichier texte évolué

Si tu sais te servir d’un bloc note ou d’un fichier texte, tu sais te servir de WorkFlowy.

Mais derrière cette simplicité se cache une réelle richesse d’utilisation et des fonctionnalités très pratiques :

• des listes et sous-listes à l’infini
• le zoom et dé-zoom sur une liste spécifique
• le déroulement et l’enroulement des listes
• des raccourcis claviers
• l’utilisation de tags
• un moteur de recherche interne
• le partage de listes et sous-listes
• une vue sous forme de liste ou de tableau

En ce sens, WorkFlowy se rapproche de la philosophie d’Apple : complexe sous le capot, mais simple et attractif à la surface.

En plus d’être accessible sur n’importe quel navigateur web, WorkFlowy pourra être installé sur ton desktop (Windows, Mac, Linux), mais aussi sur ton mobile (iOS, Android). Tout est parfaitement synchronisé en temps réel.

Ah oui, WorkFlowy offre aussi un accès hors-ligne gratuit et total.

Pour que tu ais un aperçu concret de l’outil, j’ai créé une playlist YouTube qui réunit 12 vidéos tutoriels réalisées par Julien :

Ces tutoriels présentent les bases et les fonctionnalités principales de WorkFlowy.

En étant astucieux et créatif, WorkFlowy permet d’aller beaucoup plus loin et de couvrir un grand nombre de besoins. C’est là que le programme Le Cerveau Numérique 4.0 de Julien devient intéressant. Je vais te le présenter dans un instant.

Créer son propre cerveau numérique

Au début du mois d’août, j’ai décidé de me plonger dans la méthode Le Cerveau Numérique de Julien pour voir ce qu’il en retournait :

• Comment exploiter tout le potentiel de Workflowy ?
• Comment s’organiser sur le court, moyen et long terme ?
• Quelles sont ses meilleures astuces de productivité ?
• Comment Julien parvient à tout réunir (ou presque) sur Workflowy ?

Julien utilise WorkFlowy pour TOUT ! (à l’exception de l’enregistrement et l’envoi de fichiers, ce pour quoi il passe aussi par Dropbox).

Tu as bien lu, Julien a réussi à réunir 4 outils que j’utilise dans une seule et même solution.

Il utilise WorkFlowy pour :

• L’organisation de ses journées, semaines, mois et années à venir !
• La création de check-listes
• La prise de notes
• La gestion de son calendrier
• La gestion de projets
• La rédaction de contenus pour son blog, son livre, ses formations, ses articles invités…
• La planification de son temps libre, de ses activités, de ses objectifs pro & perso
• La veille web
• La tenue d’un journal personnel

Je dois t’avouer que j’étais assez bluffé de voir tout ce qu’il était possible de réaliser sur un seul et même outil.

J’étais même un peu dubitatif au début, mais j’ai vite changé d’avis quand j’ai vu de mes propres yeux l’utilisation qu’on pouvait en faire.

Une chose est sûre, je ne serais jamais parvenu à en tirer autant de bénéfices, sans avoir suivi le chemin tracé par Julien.

Et je sais bien que ce schéma ne s’est pas réalisé du jour au lendemain. Julien a commencé à développer son propre système depuis Octobre 2018 et il n’a fait que l’améliorer depuis lors.

Découvre le cerveau numérique qui centralise toutes tes informations… et te libère du stress mental.

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Le Cerveau Numérique 4.0, c’est une masterclass de 68 vidéos, organisée en plusieurs modules :

1. Introduction
2. Personnaliser son cerveau numérique pour le rendre unique et tout y enregistrer
3. Créer son cerveau numérique comme un jeu de lego
4. Chercher, ranger et partager toutes ses notes en 2 secondes
5. Garder son organisation sous contrôle année après année
6. Mettre son cerveau numérique sous stéroïdes

Voir le programme détaillé

Comment je m’organise maintenant

Tu l’as compris, j’ai rapidement adopté WorkFlowy dans mon quotidien et j’en suis très satisfait !

Mon adoption de WorkFlowy n’a pas été « brutale », elle s’est faite progressivement et je n’ai pas complètement abandonné mes autres outils de productivité.

Comme le souligne parfaitement Julien, il faut : « Faire fonctionner, puis améliorer« .

Pour tout ce qui a déjà été planifié dans mon agenda de productivité, je continue mon suivi avec celui-ci, mais pour toutes les planifications de tâches présentes et à venir, ça se passe sur WorkFlowy.

En ce qui concerne Trello, j’y poursuis 3 projets collaboratifs avec 2 partenaires, mais je ne l’utiliserai plus pour mes projets perso.

Pour le moment, je n’ai pas encore adopté le calendrier intégré dans WorkFlowy, car j’ai déjà une utilisation minimaliste de Google Calendar.

Pour la planification des tâches de la journée, de la semaine et des semaines à venir, j’utilise la structure Kanban (similaire à Trello) directement intégrée dans WorkFlowy. Cette structure, très attendue par la communauté, est désormais applicable depuis le mois de juin :

Aussi, j’ai pu basculer toutes les infos concernant mes sites et hébergeurs web, les briefs et les suivis de campagnes de netlinking que j’avais sur NotePad++ vers WorkFlowy. Tout est mieux rangé et plus rapidement accessible, depuis n’importe quel support.

Si quelque chose arrive à mon ordinateur ou mon disque dur, je n’aurais pas à m’inquiéter des données qui sont bien sauvegardées en temps réel sur le cloud.

Je vais donc poursuivre mon adoption de WorkFlowy en ajoutant continuellement de nouvelles briques, autant sur le plan pro que perso.

Mon avis sur WorkFlowy

Au premier abord, WorkFlowy paraît bien trop simple. Pourtant, ce n’est qu’une fascade.

Il est volontairement hyper simple pour libérer ton potentiel et ta créativité.

Concrètement, WorkFlowy a tout pour plaire : simplicité, minimalisme, flexibilité et une faculté à mieux organiser ton deuxième cerveau.

Adopter WorkFlowy va te permettre de :

• gérer tes projets
• définir et remplir tes objectifs
• prendre des notes (et les organiser)
• rédiger des contenus, des plans
• faire tes listes de courses
• planifier tes vacances
• faire ta veille
• gérer ton agenda

Petit aperçu de l’agenda WorkFlowy avec l’utilisation de codes couleur :

L’utilisation de ces couleurs correspond à des actions répétées bien précises.

L’excellence vient avec la répétition continue de bonnes habitudes.

Cela peut être par exemple :

• Lire un livre
• Se former à une nouvelle compétence
• Ecrire un article
• Faire du sport
• Faire de la méditation
• Apprendre une langue
• Cuisiner de bonnes choses
• Mettre de l’argent de côté

Une action répétée peut être aussi l’arrêt d’une mauvaise habitude :

• Stopper la cigarette, la chicha, la weed…
• Limiter / arrêter sa consommation d’alcool
• Passer trop de temps sur son téléphone ou sur les réseaux sociaux
• Donner trop d’importance à des actualités négatives (et inutiles)
• Suivre les émissions cancer, BFM, TPMP, Eric Zemmour…
• Avoir de mauvaises fréquentations
• Procrastiner
• Se comparer aux autres

Si tu souhaites prendre de bonnes habitudes et mettre un terme aux mauvaises habitudes, je te recommande d’adopter le calendrier WorkFlowy et ses codes couleur, pour réaliser un suivi jour après jour. Tu seras bluffé par les résultats !

Pour t’aider dans cette démarche, je te conseille de lire « Le Pouvoir des Habitudes » de Charles Duhigg. Tu pourras retrouver mon résumé de ce livre au travers de cet article.

Ce qui est exceptionnel, c’est la régularité – Interview avec Antoine BM

Utiliser WorkFlowy au quotidien, c’est :

• une meilleure organisation
• une meilleure gestion de l’information
• une veille plus qualitative
• moins de stress
• un meilleur suivi de ses projets et de ses actions
• une meilleure prise de décision
• et bien sûr plus d’efficacité au quotidien

Mon avis sur WorkFlowy est très positif. C’est un outil de productivité simple, rapide à adopter, flexible et complet.

WorkFlowy a t-il des limites ?

Comme tous les outils de productivité, WorkFlowy est perfectible. Il ne permet pas de tout faire (il ne fait pas le café par exemple), mais il se contente de faire le strict minimum.

Dans notre société, il est souvent mieux vu d’avoir le plus de fonctionnalités possibles.

Mais c’est paradoxal, car avoir moins de choix augmente sa productivité et son bonheur.

Le paradoxe du choix – Conférence TED de Barry Schwartz

Globalement, WorkFlowy remplit très bien son job, mais j’ai pu noter plusieurs limites :

• la création de liens n’est pas (encore) ergonomique : il faut dans un premier temps coller le lien, puis l’éditer pour qu’il apparaisse sur l’ancre de son choix
• la gestion du calendrier n’est pas intéractive : contrairement à Google Calendar, on ne reçoit pas de notification pour les événements enregistrés
• il n’est pas adapté pour des projets collaboratifs
• il n’est pas encore traduit en français
• l’intégration de médias n’est pas native et optimale (il existe néanmoins une astuce)
• l’outil est basé sur un modèle freemium

Bon ce dernier point n’est pas vraiment une limite, il faut bien que l’outil se rémunère pour son travail remarquable depuis 2010.

WorkFlowy : gratuit ou payant ?

En utilisant WorkFlowy gratuitement, on est limité à 250 saisies de liste par mois.

Au delà, il faudra opter pour la version pro de WorkFlowy à 5$ / mois ou 49$ / an. Celle-ci confère plusieurs avantages :

• Aucune limite dans la création de listes
• Collaboration simplifiée avec d’autres personnes : possibilité de partager des documents éditables en groupe
• Backup Dropbox : sauvegarde quotidienne des données WorkFlowy vers le cloud
• Thèmes et polices personnalisables
• Support premium

Tu peux aussi parrainer de nouveaux membres et gagner 100 saisies supplémentaires / mois.

Quels sont les avis sur WorkFlowy ?

Mon avis perso peut paraître subjectif, alors j’ai réuni les avis de plusieurs milliers d’utilisateurs sur les app stores d’Apple et de Google :

Au moins je ne suis pas le seul à penser qu’il vaut vraiment le détour 😀

Ce que je pense du programme Le Cerveau Numérique 4.0

Avant d’utiliser WorkFlowy, je me suis posé la question : est-il vraiment nécessaire de suivre une formation pour maîtriser ce logiciel de productivité ?

Au premier abord, WorkFlowy paraît tellement simple qu’on pense le maîtriser sur le bout des doigts.

En réalité, WorkFlowy regorge de secrets et d’astuces pas si évidentes que ça !

Sans avoir suivi la méthode Le Cerveau Numérique 4.0 de Julien, je n’aurais jamais eu toutes ces idées d’utilisation, ces cas pratiques, ces modèles à recopier, tous ces raccourcis et ces personnalisations qui ne sont pas mis en avant par WorkFlowy.

Ce n’est pas pour rien que Le Cerveau Numérique 4.0 compte 68 vidéos et plus de 8 heures de contenu vidéo. C’est une masterclass de productivité pour :

• Créer son cerveau numérique comme un jeu de lego
• Personnaliser son cerveau numérique pour le rendre unique
• Avoir le réflexe de tout enregistrer
• Chercher, ranger et partager toutes ses notes en 2 clics
• Garder son organisation sous contrôle au fil des années
• Mettre son cerveau numérique sous stéroïdes

J’ai beaucoup apprécié suivre la formation de Julien, pas seulement pour maîtriser WorkFlowy, mais également pour assimiler ses méthodes de productivité, son organisation et ses recommandations pour être plus efficace.

Si tu souhaites faire passer ton business à la vitesse supérieure et atteindre tes objectifs pro et perso, tu peux y aller les yeux fermés.

Découvrir le plan détaillé du programme

N’hésites surtout pas si tu as des questions sur WorkFlowy ou sur la méthode de Julien, je me ferais un plaisir d’y répondre.

Crédits photos : Organisologie.com