Aujourd’hui, j’ai le grand plaisir d’accueillir Julien, expert en productivité, fondateur de l’Organisologie et auteur de l’ouvrage 2h Chrono pour mieux m’organiser.
Ses conseils sont précieux, alors je te recommande de lire cet article en une traite et de l’ajouter tout de suite à tes bookmarks 😉
Un grand merci à toi Julien pour ta contribution, je te laisse la parole !
Quand on est seul aux commandes de son business… il y a beaucoup de choses à gérer. Quand on est plusieurs dans le business, il y a encore plus de choses à gérer.
Dans tous les cas, vous êtes confronté à des tâches, des projets à suivre en parallèle, des emails, des listes d’idées, des contacts à relancer, des stratégies à tester et… je n’ai pas encore parlé de ce que vous devez / voulez faire en tant que citoyen… conjoint/e et parent.
Il est bien loin le temps où l’on pouvait se satisfaire d’une to-do liste !
Il y a 3 manières de gérer cette surcharge d’information au quotidien
- Faire confiance à votre cerveau et tenter de tout garder en tête. Cette option génère du stress, des trous de mémoire et vous fait manquer un max d’opportunités (vous oubliez de relancer untel, vous manquez un rendez-vous).
- Vous lisez des blogs et des livres sur la productivité. Tout enthousiaste, vous équipez vos outils numériques d’une multitude d’applications spécialisées. Cette option fragmente votre information et vous devez partir en expédition pour trouver le bon document avec l’information à jour. Chaque expédition mentale a un coût en énergie. De plus, votre cerveau ne fait pas confiance au système et petit à petit… vous le laissez tomber.
- Vous créez délibérément un système de gestion de l’information qui va vous soutenir au quotidien. Un bon système est une qualité émergente. C’est-à-dire que la valeur du système est supérieure à la somme de ses parties. Comme disait W. Edwards Deming, « Un mauvais système sera toujours plus efficace qu’une personne intelligente (sans système). »
Votre système de l’information, c’est votre deuxième cerveau
Un cerveau numérique qui va appuyer votre cerveau principal. Votre cerveau principal n’est pas fait pour mémoriser l’information, il est fait pour créer des associations, être créatif, résoudre des problèmes.
Déléguez la mémorisation aux machines et concentrez-vous sur la création de valeurs ajoutées.
- Cela vous permettra d’éviter l’infobésité
- Cela vous permettra d’avoir les idées claires jour après jour sur ce que vous devez faire…
- Vous ne serez plus en train de courir après des informations, des documents et des données éparpillées…
- Vous réduirez les urgences du quotidien et vous aurez la possibilité de saisir les opportunités qui s’offrent à vous…
- Vous travaillerez plus vite et la qualité de votre travail augmentera
L’idée est alléchante, mais comment arriver à ces résultats ?
En suivant un principe simple : d’abord faire fonctionner, puis améliorer.
Quand on pense système de gestion de l’information, on s’imagine quelque chose de compliqué, avec des algorithmes, des trucs qui clignotent partout et une armée d’ingénieurs pour faire fonctionner le système.
Alors qu’un système n’est rien d’autre que…
- des informations entrantes (idées, emails, tâches, cours, rendez-vous),
- du traitement de l’information (créer une vidéo, une pub, un article, un livre, une application, etc),
- en vue de créer de la valeur pour les autres et soi-même.
En fait, vous avez déjà un système pour gérer votre quotidien. Mais peut-être que vous n’avez pas conscience de celui-ci. Cela me fait penser aux personnes qui disent « je ne m’organise pas ». Alors qu’il est impossible de ne pas s’organiser, tout comme il est impossible de ne pas communiquer (pour reprendre les propos de Paul Watzlawick).
Un système pour être efficace n’a pas besoin d’être complexe
C’est même l’inverse. Un système simple est beaucoup plus utile et résilient qu’un système complexe. Et vous pouvez commencer à construire votre système dès aujourd’hui. Avec la pratique, vous pourrez améliorer celui-ci pour qu’il vous soutienne jour après jour.
Au moment où je vous parle, mon système n’est pas parfait et je peux toujours l’améliorer. Je pourrais aussi courir après la dernière application à la mode. Mais encore une fois : d’abord faire fonctionner, puis améliorer petit à petit.
Dans la suite de cet article, je vais vous montrer la structure du système que j’utilise depuis octobre 2018 et qui m’a permis de mettre mon organisation sous stéroïdes. Comme je l’ai dit, mon système m’a permis de centraliser une grande partie de mon information et de réduire la fatigue mentale liée à la recherche quotidienne de données. Il m’a permis d’augmenter la qualité de mon travail en y passant moins de temps.
À la fin de l’article, vous pourrez aller plus loin avec un autre article qui explique COMMENT je fais passer les informations d’un point à un autre.
Découvrir le programme : Le Cerveau Numérique
Mon système centralisé est composé de 5 parties principales
- Une boîte de réception
- Une section domaine
- Une section projet
- Une section agenda
- Une section références
Tous ces éléments se trouvent dans un idéateur (ou outliner en anglais). Il existe plusieurs idéateurs sur le marché. Au moment d’écrire cet article, j’utilise WorkFlowy, car il est simple, rapide, minimaliste, stable et existe depuis plus de 10 ans.
1. Une boîte de réception (à traiter une fois par jour)
La boîte de réception vous permet de vider au fil des heures les informations que votre cerveau cherche à garder en tête. C’est l’un des principes les plus importants de la méthode GTD.
En déposant les idées, les trucs à faire et vos pensées dans un support fiable, votre cerveau cesse d’y penser et vous pouvez vous concentrer pleinement sur la création de valeurs ajoutées.
Vous n’avez pas qu’une seule boîte de réception dans votre système principal.
- Vous avez également une ou plusieurs boîtes email
- Vous avez aussi votre boîte aux lettres
- et peut-être des cahiers si vous avez encore un système hybride (numérique et papier)
Dans tous les cas, je vous recommande de réduire au minimum le nombre de boîtes de réception, d’utiliser un seul format (papier ou numérique) et de les traiter quotidiennement.
Conseil : votre boîte de réception qui se trouve dans votre idéateur doit être rapidement accessible depuis votre smartphone, car vos meilleures idées arrivent rarement en travaillant.
Maintenant, pour pouvoir traiter l’information que vous allez stocker au fil des heures dans votre boîte de réception, il est important de comprendre les autres éléments de votre système de gestion de l’information.
2. Des domaines (avec des standards à atteindre ou maintenir)
Un domaine est un aspect de votre vie dans lequel vous souhaitez atteindre un objectif ou maintenir certains niveaux / standards.
Vos différents domaines contiennent :
- des listes d’idées en lien à ce domaine
- des projets en cours de réalisation (pour atteindre ou maintenir le standard du domaine)
- et des projets archivés
Voici quelques exemples de mes domaines :
- Être un entrepreneur responsable
- Conserver ma santé
- Avoir des finances personnelles saines
- Transmettre mes idées avec le dessin
Maintenant il faut bien faire la différence entre projet à atteindre et standard à maintenir.
Par exemple, le livre que j’ai écrit était un projet à réaliser. Une fois celui-ci publié, je n’ai pas de routine à maintenir.
En revanche mon projet d’arrêter l’alcool 90 jours s’est ensuite transformé en standard à maintenir indéfiniment.
Chaque domaine est passé en revue mensuellement et annuellement afin de faire le point sur les opportunités à saisir, les imprévus et l’avancée des objectifs.
Si dans votre boîte de réception vous avez une idée d’un produit à tester, vous pouvez le mettre dans la liste d’idées qui se trouvent sous « entrepreneur responsable ». C’est un exemple, adaptez mes propos à votre pratique et développez votre propre système.
Désormais, vous le savez… dans les domaines il y a des projets en attente et des projets en cours…
3. Des projets en cours (avec des échéances)
Les projets font avancer vos domaines. Pas tous les domaines ont des projets en cours, mais tous les projets en cours ont un domaine attribué.
Pour ma part, je reste dans le logiciel Workflowy pour mes projets solos et j’utilise le logiciel Meistertask pour les projets collaboratifs (mais Asana ou Trello font bien le job également).
Ces projets sont structurés selon la méthode Kanban :
- Une colonne d’idées
- Une colonne de tâches à faire
- Une colonne avec une tâche en réalisation
- Une colonne avec une colonne des tâches réalisées
Si en traitant votre boîte de réception vous réalisez que certaines idées concernent un projet en particulier, vous pouvez enregistrer cette information dans la colonne « idées ».
Conseil : plus vous avez de projets en cours, moins vous avancerez sur ces projets (à moins d’avoir une bonne équipe autour de vous). En plus d’utiliser plus d’énergie, de temps et d’argent… avoir plusieurs projets de manière simultanée à un coût important en espace mental.
Certes l’espace mental est difficile à mesurer, mais les effets d’une saturation sont bien réels.
Maintenant vous vous demandez peut-être… comment se souvenir d’agir sur ses projets ? C’est là que l’agenda infini entre en jeu.
4. L’agenda infini (pour garder le cap et créer de la valeur)
Avec les outliners, votre agenda est infini. Vous pouvez lui donner la structure que vous voulez. Pour ma part j’utilise un agenda particulier qui me permet de zoomer et dézoomer en fonction du niveau de détail que je souhaite avoir.
J’utilise l’agenda infini pour mesurer mes habitudes, faire du journaling, fixer et préparer mes rendez-vous, prendre et revoir mes décisions, stocker mes listes de course et évidemment… avancer sur mes tâches.
Il y a des taches isolées qui vont directement venir s’inscrire dans votre agenda lorsque vous traitez votre boîte de réception. Car ce qui n’est pas dans l’agenda ne sera pas fait. Et dans votre agenda il y aura également des blocs de temps consacrés à vos différents projets.
Vous le voyez venir : votre agenda est la plaque tournante de votre système de gestion de l’information. C’est dans votre agenda que vous créez de la valeur. Votre agenda c’est un peu comme une chaîne de montage Toyota.
Il y a peu d’applications qui vous permettent d’intégrer un agenda infini. Cette fonctionnalité est possible grâce à l’architecture des idéateurs (comme Dynalist ou Workflowy).
Chaque soir avant de déconnecter, vous allez passer en revue votre journée et reprogrammer ou annuler les tâches que vous n’avez pas réalisées.
Le principe de l’agenda infini : on ne laisse personne derrière. Traduisez, aucune tâche n’est délaissée. Ce travail manuel peut sembler chiant à mourir, mais il vous permet tous les jours, avant de déconnecter de votre job, de programmer les 3 tâches impératives à réaliser le jour d’après.
Ces tâches sont isolées (acheter des masques, faire des provisions, acheter un sex toy) ou en lien avec des projets. Dans les deux cas, en travaillant ainsi vous réduisez les urgences qui débarquent dans votre quotidien et vous savez chaque matin sur quoi travailler. Avec le temps, vous cessez de travailler par à-coups et vous produisez des résultats comme des petits pains.
Quoi de pire que d’ouvrir son ordinateur sans savoir sur quoi travailler ? C’est le chemin le plus direct à la procrastination…
À présent je vous ai beaucoup parlé d’informations utilisables. Domaines, Projets, Agenda (avec ses tâches)… mais que faire des notes de lecture ? Des outils à tester, des centres d’intérêt qui vous passionnent ?
Ces informations viennent dans le dernier point : les références.
5. Références (à découvrir ou déjà découvertes)
Les références contiennent des informations à découvrir ou déjà découvertes que vous souhaitez pouvoir retrouver pour une utilisation future.
Dans cet endroit j’ai mon carnet d’adresses perso, j’ai mes check-listes, j’ai mes notes de lecture et autres trucs à tester.
Je pourrais faire un autre article complet sur la manière d’organiser ce point, mais je souhaite rester simple.
Souvenez-vous de ce que disait Bill Gates: « It doesn’t matter how you record your notes, as long as you do.« (Peu importe la façon dont vous enregistrez vos notes, tant que vous le faites).
À présent votre système n’est pas parfait, mais il est fonctionnel
Chercher à comprendre est parfois la forme la plus subtile de résistance. Il y aura toujours un meilleur article, un nouveau livre, une nouvelle vidéo. Plutôt que de créer la structure parfaite qui est utopique (dans un monde en perpétuel mouvement), je vous invite à faire fonctionner votre système.
- Faire fonctionner le système consiste à savoir comment traiter les informations qui se trouvent dans la boîte de réception, dans vos projets, dans votre agenda
- Faire fonctionner consiste à allumer le système (comme on allume une voiture) et de créer de la valeur avec celui-ci
- Faire fonctionner le système consiste à passer en revue son fonctionnement, pour ralentir la destruction du système
Car tous les systèmes ont un point en commun : ils se désorganisent avec le temps. Et pour ralentir cet effet, il est impératif de passer en revue votre système régulièrement.
Pour ma part, je fais fonctionner mon système en me basant sur les principes de la méthode GTD. Si le sujet vous intéresse, découvrez l’article la méthode GTD numérique pour travailleur du savoir pressé.
Découvrir le programme : Le Cerveau Numérique
Merci d’avoir pris le temps de lire cet article jusqu’au bout. S’il t’a plu, ne manque pas de le partager sur tes réseaux, je t’en serais très reconnaissant ! Tu peux retrouver Julien sur sa page Facebook : Organisologie.
Plus de lectures sur la Productivité :
- 10 conseils pour rester productif à la maison
- Le guide complet pour gagner en productivité
- L’erreur la plus courante quand on entreprend
Sources
- Dessins : Julien (Organisologie.com)
- Images : captures d’écran du logiciel Workflowy
Salut Maximilien et merci à Julien pour ces précieux conseils.
C’est vrai qu’en prenant du recul, on se rend compte que la première chose faite par un grand nombre de personnes est d’ouvrir sa boite mail et de lire ses mails, du coup toute son énergie est déjà utilisée et en gardant les notifications on est constamment coupés.
Prochaine étape, mettre en pratique ces conseils et se discipliner.
Merci Youssef pour ton retour ! 😉
Salut Maximilien ! Cet article est une mine d’or pour quiconque cherche à optimiser sa gestion de l’information. La méthode de Julien pour déployer un système simple, mais efficace, est intrigante. Je suis curieux d’en savoir plus sur comment intégrer un agenda infini. Peut-être une suggestion pour un prochain post ? Merci pour ce partage inspirant !
Merci Julien pour cet article détaillé! En tant que débutant en gestion de l’information, je me demandais s’il était possible d’intégrer une gestion de projets collaborative dans votre système sans le complexifier? J’apprécierais vraiment des conseils pour unifier mes efforts personnels et d’équipe.