Ali Invoice : la solution pour les factures AliExpress

La comptabilité. Pour certains, c’est un véritable cauchemar. Un cauchemar qui consiste à recueillir, organiser, répertorier et conserver des factures de vente et des factures d’achat pour justifier ses dépenses et ses revenus.

Pour les pros du dropshipping, AliExpress fait partie de ces prestataires qui ne génèrent pas de factures : une vraie galère pour ceux qui sont déjà allergiques à la compta. Heureusement, il y a une solution : Ali Invoice.

Si la génération de factures de vente ne présente généralement pas de souci, tu as sans doute déjà été confronté au défi de récupérer des factures d’achat sur AliExpress. La marketplace chinoise n’est en effet pas réputée pour te faciliter la tâche.

C’est là que l’extension de navigateur Ali Invoice vient te sauver la mise. Grâce à ce petit logiciel, tu vas pouvoir tenir une comptabilité nickel chrome avec un minimum d’efforts.

Avantages et inconvénients d’Ali Invoice

Note globale 3.8/5

Avantages

• Utilisation directement sur la plateforme AliExpress.
• Simplicité d’utilisation au quotidien (après paramétrage).
• Gain de temps et d’argent important si tu fais beaucoup d’achats.

Inconvénients

• La version gratuite beaucoup trop limitée.
• Extension uniquement disponible sur Google Chrome.
• Demande un peu de temps pour être correctement paramétrée.
• Nécessite de traduire manuellement les mentions (en anglais par défaut).

Prix de l’extension Ali Invoice

Ali Invoice est une extension Google Chrome dont le prix s’élève à :

• $20 pour 3 mois.
• $40 pour 1 an.
• $60 pour un accès à vie.

Il existe bien une version gratuite d’Ali Invoice. Tu peux donc la télécharger et l’installer sur ton navigateur sans sortir ta carte bancaire. Mais cette version gratuite de l’extension ne propose que des fonctionnalités très limitées. Elle n’est donc pas adaptée à un usage professionnel. Autrement dit, elle est quasiment inutile.

Si tu as pour projet de monter une activité pérenne sur AliExpress, je te conseille d’acheter la formule à vie, ou à minima la formule annuelle, sur le site officiel de l’extension : Dropshipping Store.

Cette extension va te faire gagner un temps fou et je pense que son prix est justifié. Évidemment, si tu n’es pas encore sûr de la longévité de ton projet de dropshipping, la formule de 3 mois peut s’envisager : mais le prix est nettement moins intéressant.

À noter que le prix de l’extension n’a pas bougé depuis plusieurs années alors qu’elle reçoit régulièrement de nouvelles fonctionnalités.

Ali Invoice, ça sert à quoi ?

Je ne t’apprends sans doute rien en te disant que chaque société doit tenir un registre de ses dépenses et de ses revenus. Que tu sois gérant d’une SARL, d’une SASU ou d’une micro-entreprise, impossible d’y échapper. C’est pourquoi il est indispensable d’utiliser un outil de facturation.

Dans le cas d’une activité de dropshipping sur AliExpress, tu vas importer des marchandises depuis l’étranger pour les vendre sur un ou plusieurs marchés. Il est donc indispensable d’opérer un suivi minutieux des montants de chaque commande et des quantités. C’est comme ça que tu vas pouvoir ensuite régler les taxes douanières et les taxes à l’importation.

Pour ce faire, il n’y a pas de secret : il faut disposer de factures d’achat.

Toutes les sociétés en France génèrent automatiquement ou sur simple demande des factures d’achat en bonne et due forme. Mais c’est différent pour de nombreux fournisseurs étrangers, notamment sur AliExpress, qui ne génèrent pas ces fameuses factures.

Tu te retrouves alors parfois à devoir envoyer un mail pour demander la facture d’achat d’une commande, ou pire, éditer la facture toi-même : un vrai casse-tête et une perte de temps importante (sans parler du risque d’erreur).

Une autre option consiste à sous-traiter cette tâche au travers d’un site de facturation. Un choix utile, certes, mais qui va demander à la fois du temps et de l’argent. Sachant que le but d’une entreprise, c’est d’en gagner : je pense que nous sommes tous les deux d’accord pour dire que ce n’est pas optimal.

C’est là qu’Ali Invoice vient nous sauver la mise. Cette extension de navigateur Google Chrome permet en effet de générer ces factures en l’espace de quelques secondes. De quoi tranquilliser ton comptable et t’aider à dormir sur tes deux oreilles.

Voyons maintenant comme ça marche…

Comment générer des factures AliExpress avec Ali Invoice ?

Tu vas voir, avec Ali Invoice, il est assez simple de récupérer les factures d’achat sur AliExpress. Voilà comment ça se passe :

• Installer l’extension Ali Invoice sur ton navigateur Google Chrome.
• Paramétrer l’extension.
• Télécharger les factures AliExpress.

Étape 1 : installer l’extension Ali Invoice

Pour commencer, il faut bien sûr télécharger et installer l’extension Ali Invoice sur ton navigateur Google Chrome. Pour cela, direction le Google Chrome Web Store, sur la page de l’extension. Afin d’ajouter l’extension à Chrome, il suffit de cliquer sur le bouton bleu correspondant.

Tu as désormais installé l’extension dans sa version gratuite aux fonctionnalités limitées. Tu peux donc la tester si tu le souhaites, avant de passer à une formule payante. L’achat d’une licence se fait sur le site officiel d’Ali Invoice : Dropshipping.store.

Pour activer une licence payante, ça se trouve au tout début du formulaire de paramétrage (que je te présente en détail ci-après). Il suffit de renseigner le numéro de licence et ton adresse email.

Le gros avantage de l’extension, c’est qu’une fois installée, tu vas pouvoir l’utiliser directement depuis ton compte AliExpress. L’outil permet de générer plusieurs modèles de factures différents selon le statut de la commande et de générer des factures en gros ou individuelles.

Étape 2 : paramétrer l’extension à ton usage

Avant de pouvoir laisser la magie opérer, il faut passer un peu de temps dans les paramètres d’Ali Invoice. C’est une étape indispensable pour ensuite générer automatiquement les factures des fournisseurs.

Les premiers paramètres concernent les Seller’s Company Info. Autrement dit, les informations sur la société vendeuse, à savoir Alibaba. Toutes les informations sont déjà préremplies sauf l’URL du logo AliExpress. Pour l’ajouter, il te suffit de faire un copier-coller de l’adresse du logo depuis Google Images.

La deuxième partie concerne ton entreprise. C’est là que tu vas devoir renseigner les informations concernant ta société :

• Nom.
• Téléphone.
• Adresse.
• Code postal.
• SIRET.
• Numéro de TVA.
• Etc.

Le troisième encart concerne les infos générales comme, par exemple, le format de la date. Par défaut, il est configuré pour indiquer année-mois-jour. Il faut donc le modifier pour l’avoir au format correspondant à ton pays. On trouve également ici le format qui sera donné au numéro de facture que tu peux modifier si besoin.

On peut également mentionner sur la facture le délai de livraison, le numéro de suivi de colis, la société de transport ou encore les frais de port. Évidemment, le mode de paiement peut aussi être indiqué (carte bancaire, PayPal, etc.).

Ensuite, on passe à la partie sur les mentions spéciales que tu souhaites faire figurer sur la facture, la TVA, le logo du vendeur, l’adresse de livraison et le choix du format de fichier dans lequel la facture doit être générée (PDF ou HTML). Le meilleur format étant selon moi le PDF.

Pour finir, Ali Invoice va te demander un certain nombre d’informations dans le cas où tu souhaites générer une facture contenant tous les produits achetés sur une période donnée. C’est pratique si tu souhaites, par exemple, éditer une facture par mois avec tous les produits achetés chez un même fournisseur.

Comme tu peux le voir, il n’y a rien de bien compliqué. Il faut simplement prendre le temps de faire tout ça correctement pour éviter les erreurs. Sache qu’il est possible de traduire toutes les mentions en français pour générer des factures dans la langue de Molière.

Étape 3 : télécharger les factures

Maintenant qu’Ali Invoice est correctement paramétrée, on peut passer à la pratique. Tout se passe désormais sur ton compte AliExpress, dans la page des commandes.

L’extension affiche normalement un encart en haut de l’écran, permettant de générer les factures.

C’est la fonction de téléchargement de facture en gros, ou « Bulk invoice« , qui va générer une facture unique avec plusieurs commandes. Ce cadre permet de générer une facture globale qui liste tous les produits que tu as acheté sur une période en particulier (un jour, une semaine, un mois, des dates personnalisées…).

Il suffit de cliquer sur le bouton « Plus de filtres » pour opérer une recherche :

• Numéro de commande.
• Produit.
• Nom du vendeur.
• Numéro de suivi.
• Date de début et de fin.

En plus de cette fonction de génération de factures en gros, Ali Invoice affiche aussi des boutons sur la droite de chaque commande. Le premier bouton permet de visualiser la facture, le second permet de la télécharger (Download invoice). Cette fonction pemet notamment de générer une facture AliExpress dès la confirmation de la commande par le fournisseur.

Attention, si le bon de commande que génère Ali Invoice est au format HTML : c’est une simple page web. Pour l’avoir en PDF, il faut faire un clic droit sur la page puis sélectionner « Imprimer » et enfin « Enregistrer au format PDF ».

Même si c’est tentant de réduire le nombre de factures à générer, mieux vaut tout de même les télécharger individuellement. Ton comptable te dira merci.

Mais attention, pour être irréprochable, il faut que les factures soient certifiées.

Afin d’avoir une comptabilité absolument parfaite, il faut en effet que les factures téléchargées au travers d’Ali Invoice soient certifiées. Pour ce faire, il faut adhérer à une société de logistique en dropshipping. C’est uniquement par ce biais que tu vas pouvoir être en parfaite légalité au niveau de la facturation d’importation.

Mon avis sur Ali Invoice

Note globale 3,8/5

Alors, Ali Invoice : la solution miracle ?

Sans aller jusque-là, je dirais que c’est tout de même l’une des meilleures options sur le marché, à l’heure actuelle. Malgré un prix qui peut sembler élevé de prime abord, Ali Invoice permet de gagner énormément de temps. Surtout si tu passes beaucoup de commandes sur AliExpress.

Il existe des solutions alternatives mais je n’ai pas encore trouvé d’outil faisant vraiment mieux qu’Ali Invoice. Qui sait ? Peut-être qu’AliExpress ajoutera un jour une fonctionnalité native pour générer des factures d’achat ? On peut toujours rêver…

Alors, si tu penses que le temps, c’est de l’argent, je t’invite à télécharger et tester l’extension par toi-même. Je ne doute pas qu’elle te fera gagner pas mal de temps dans le cadre de ton activité de dropshipping.

J’espère en tout cas que mon avis sur Ali Invoice te sera utile. N’hésite pas à partager ton retour d’expérience dans les commentaires ci-dessous !