Zoho Books : ma solution de facturation en ligne

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Zoho Books est un logiciel de facturation en ligne qui permet de créer des devis, de suivre un inventaire et même de faire de la gestion de projet. Je m’en sers quotidiennement pour mes activités professionnelles et je trouve la solution parfaite pour les petites et moyennes entreprises, car elle propose une alternative à la fois puissante et accessible face à des logiciels plus complexes et lourds.

Dans cet article, je vais te partager mon avis sur Zoho Books et mon retour d’expérience après plusieurs années d’utilisation. J’espère qu’il te sera utile pour faire un choix. En tout cas, je t’invite à venir poser tes questions ou me faire part de tes remarques dans les commentaires en fin d’article si tu en ressens le besoin.

Avantages et inconvénients de Zoho Books

Note globale : 4,5/5

Avantages

• La formule totalement gratuite.
• Les nombreuses fonctionnalités de gestion.
• Les rapports statistiques personnalisables.
• L’application mobile, stable et fonctionnelle.
• Le service client très disponible.

Inconvénients

• Le nombre limité d’utilisateurs.
• La solution est inadaptée pour les plus petites structures.
• Certaines fonctionnalités pratiques ne sont disponibles que dans les formules les plus chères.

Quel est le prix de Zoho Books ?

Zoho Books est disponible sous 6 formules :

• Gratuite
• Standard : 12 € / m ou 120 € / an
• Professional : 24 € / m ou 240 € / an
• Premium : 36 € / m ou 360 € / an
• Elite : 129 € / m ou 1200 € / an
• Ultimate : 249 € / m ou 2400 € / an

Il est possible d’essayer gratuitement Zoho Books pendant 14 jours si tu n’es pas sûr de ton choix.

Quelle formule choisir ?

Avec la formule gratuite, tu peux utiliser Zoho Books pour générer des factures, accepter des paiements, lier plusieurs comptes bancaires et intégrer les autres applications Zoho (CRM, Analytics, Mail, Desk, Expense…) ainsi que des applis tierces. Tu accèdes également au support par email.

La formule Standard permet de travailler à 3. Elle donne accès à des fonctionnalités supplémentaires comme la détection des dépenses récurrentes, l’attribution de rôles d’utilisateurs ou encore des rapports personnalisés. Elle permet aussi de faire de la gestion de projets et donne accès au support par téléphone et par chat.

Si tu as des besoins plus importants, la formule Professional augmente le nombre d’utilisateurs à 5 et ajoute des fonctionnalités de suivi des stocks, de gestion de commandes, de validation de transactions ou encore le suivi de l’inventaire.

La formule Premium augmente le nombre d’utilisateurs à un maximum de 10, génère un domaine personnalisé et propose un portail d’accès pour tes fournisseurs. Elle ajoute également des fonctionnalités de budgétisation et permet de créer des règles de workflows pour automatiser certains process.

Enfin, les formules Elite et Ultimate s’adressent aux entreprises avec les besoins les plus importants grâce aux fonctions de gestion avancée de plusieurs devises et de suivi d’inventaire. Avec le plan Ultimate, les statistiques bénéficient d’un traitement de faveur. Ce dernier permet aussi d’augmenter le nombre d’utilisateurs à 15 au lieu de 10 pour la formule Elite.

Les extensions Zoho Books

Tu peux obtenir des fonctionnalités en plus en ajoutant des extensions à Zoho Books. Il est par exemple possible d’avoir un utilisateur supplémentaire pour 3€ par mois.

Une autre extension de Zoho Books consiste à ajouter des branches. Si ton entreprise comporte plusieurs adresses (bureaux, entrepôts…), Zoho va pouvoir les gérer en opérant un suivi des transactions, des revenus et des dépenses ou encore des performances de chaque branche ou filiale. Cette option est disponible au prix de 12€ par mois et par branche.

Si besoin, Zoho Books propose aussi une extension qui permet de scanner des documents papier et d’en extraire automatiquement les informations pour les renseigner dans ton compte. C’est super utile pour faciliter le travail d’un comptable qui scanne régulièrement des relevés bancaires ou des factures. Cette extension est disponible au prix de 10€ pour un maximum de 50 scans par mois.

À noter que tous ces add-ons ne sont pas disponibles pour les utilisateurs de la formule gratuite.

Zoho : un grand nom du logiciel pour les entreprises

Tu as peut-être déjà entendu parler de Zoho par ailleurs. Cette entreprise américaine propose de nombreux logiciels Cloud à destination des entreprises. Elle propose en effet toute une ribambelle de solutions sous le nom de Zoho :

• CRM.
• Analytics.
• SalesIQ.
• Mail.
• Desk.
• Expense.
• Inventory.
• Cliq.

Parmi ces solutions, on retrouve Zoho Books qui permet aux entreprises de gérer plus facilement leur compatibilité. C’est un logiciel de gestion qui vise à proposer en une seule solution les principales fonctionnalités dont les PME ont besoin.

Ses fonctionnalités, à la fois puissantes et flexibles, permettent en effet de gérer ses dépenses, ses ventes et ses achats, de faire de la gestion de projet avec un suivi temporel ou encore de gérer des inventaires. Des fonctionnalités qui égalent, voire qui surpassent, ce que proposent certains concurrents.

Si la plupart des entreprises pourront se contenter des formules Standard, Professional ou Premium, les utilisateurs avec des besoins poussés ne seront pas en reste avec les 2 formules supérieures, récemment introduites, qui visent à faire de Zoho Books un logiciel parmi les plus puissants du marché.

Avis Zoho Books 2024 : en bref

Zoho Books est une solution très pratique pour gérer la partie administrative de ton entreprise. Elle permet notamment d’envoyer des devis et des factures mais aussi d’accepter les paiements en ligne puisqu’elle se connecte aux principaux processeurs de paiement.

Tes clients peuvent ainsi régler leurs factures et acheter tes produits en ligne. Si tu as des comptes dans plusieurs banques, sache qu’il est tout à fait possible de les connecter et de lier chaque transaction au compte correspondant pour faciliter la comptabilité. Idem si ton entreprise a plusieurs adresses ou des filiales.

Zoho Books propose un tableau de bord qui affiche les principaux KPI de ton activité pour t’aider à garder l’œil sur ta gestion :

• Principales dépenses.
• Montants en attente de paiement.
• Montant des ventes.

Sachant que Zoho Books est un logiciel de gestion, il te permet bien sûr de paramétrer la TVA mais tu vas également pouvoir générer des rapports statistiques plus ou moins personnalisés selon la formule choisie.

Si tu es souvent en déplacement, Zoho Books propose une application mobile qui permet de s’occuper de tout ça, que tu sois sur iOS ou Android. L’appli permet en effet de générer des devis et des factures ou encore de lier des transactions depuis ton téléphone.

Voyons tout cela plus en détail…

Quelles sont les fonctionnalités de Zoho Books ?

Zoho Books est une solution qui comporte un grand nombre de fonctionnalités. Je vais te présenter ici celles qui me semblent les plus intéressantes.

Connexion à la banque

Pour commencer, je vais te présenter la rubrique concernant les banques. C’est dans cet onglet que tu vas pouvoir connecter Zoho Books aux organismes bancaires. Cela va permettre à l’outil d’extraire des flux bancaires pour les faire remonter dans les rubriques des ventes et des achats.

Comme tu peux le voir ici, certaines banques prennent en charge les flux bancaires automatiques. Tu peux ajouter des comptes manuellement ou passer par l’un des fournisseurs suggérés par Zoho :

• PayPal.
• Chase.
• Wells Fargo.
• Bank of America.
• PNC Bank.
• Commonwealth Bank.
• American Express.
• Etc.

C’est en établissant cette connexion avec ta banque que tu pourras ensuite gérer tes transactions et ta facturation dans Zoho Books.

Gestion des factures

La deuxième rubrique que j’utilise le plus souvent dans Zoho Books concerne les ventes et plus précisément les factures. Dans cet écran, je retrouve toutes les factures que j’ai émises ce qui me permet de suivre l’avancement de mes facturations.

Je peux donc consulter la liste complète de mes factures ainsi que toutes les informations qui y sont rattachées :

• Date d’émission.
• Numéro de facture.
• Nom du client.
• Statut de la facture.
• Date d’échéance de paiement.
• Montant.
• Solde dû.

Zoho Books calcule automatiquement le montant des créances impayées, le montant qui devrait être réglé ce jour ou dans les 30 prochains jours ou encore le délai de paiement moyen.

Ce panneau de l’interface de Zoho Books est super pratique pour garder l’œil sur la facturation et éventuellement relancer les clients en retard de paiement.

Création de liens de paiement

À l’instar de Stripe ou de PayPal, Zoho Books permet de générer des liens de paiement. Si tu ne disposes pas d’un site de vente en ligne, c’est très pratique puisque tu peux générer en un clic un lien avec un montant à payer. Une fois le lien généré, il ne te reste plus qu’à l’envoyer à ton client pour qu’il règle la facture correspondante.

Le client n’aura plus qu’à cliquer sur le lien pour accéder à un formulaire de paiement. Une fois le paiement effectué, Zoho Books va le détecter et l’information va automatiquement être actualisée dans la rubrique des factures que j’ai présentée ci-dessus.

Gestion des dépenses

De la même manière que pour les factures, Zoho Books peut t’aider à suivre tes dépenses au travers d’une rubrique dédiée.

Ici, tu vas pouvoir enregistrer toutes les dépenses inhérentes à ton entreprise. Selon ton activité, ça pourra t’aider à calculer le montant de tes dépenses mais aussi suivre et maîtriser ton budget. Comme tu peux le voir ci-dessous, Zoho Books peut recevoir des dépenses manuellement ou traiter un document tableur importé.

Feuilles de temps

Comme je l’évoquais précédemment, Zoho Books peut t’aider à faire de la gestion de projet. Tu peux donc t’en servir pour suivre et gérer des tâches afin d’avancer plus rapidement dans ton travail. Au sein de ces fonctionnalités, on retrouve les feuilles de temps.

Les feuilles de temps (Time Sheets) dans Zoho Books permettent de suivre le temps passé sur les différentes tâches d’un projet. Avec son minuteur que tu peux activer ou désactiver, tu vas pouvoir suivre tout cela et identifier les tâches les plus chronophages de tes projets. C’est pratique pour voir s’il est possible d’améliorer certains process par la suite.

Avec cette fonction Zoho Books sort donc un peu du cadre de “simple” logiciel de facturation. Et selon ta manière de travailler, ça pourrait grandement t’aider à être plus efficace.

Plan comptable

Pour en revenir à la comptabilité, Zoho Books comporte une rubrique dédiée au plan comptable.

C’est dans cette rubrique que tu vas pouvoir gérer tes différents comptes actifs et paramétrer tes règles de gestion. Comme tu peux le voir avec l’exemple ci-dessus, j’utilise cet écran pour gérer :

• La taxe anticipée.
• Les acomptes aux employés.
• Les fonds non-déposés.
• La petite caisse.
• Les organismes de paiement (ici, on retrouve PayPal et les différentes devises USD, GBP, HKD, etc.).

Rapports statistiques

Le dernier panneau que je souhaite te montrer dans Zoho Books concerne les rapports. Cet outil ne manque pas de fonctionnalités intéressantes sur ce point. Tu peux en effet créer de nombreux rapports différents et personnalisés afin de suivre les indicateurs les plus importants de ton activité.

Ici, tu peux par exemple voir que j’ai paramétré des rapports pour suivre les performances de mon entreprise (résultats, trésorerie, bilan, mouvements de capitaux…), les ventes (par client, par article…), les comptes clients (soldes, comptes débiteurs, factures, devis…), paiements reçus, factures périodiques, fournisseurs, etc.

Avec cet onglet, tu peux donc suivre avec une grande précision tous les KPIs de ton entreprise pour ensuite prendre des décisions stratégiques sur la gestion de ton activité.

Autres fonctionnalités

• Gestion des contacts : il est possible de renseigner des informations assez détaillées sur les contacts (clients, fournisseurs…) et de paramétrer les taxes, les moyens de paiements, les coordonnées de contact ou encore des remarques.
• Suivi d’inventaire : si tu as besoin de gérer des stocks pour le compte de ton entreprise, sache que Zoho Books peut t’aider à opérer un suivi minutieux de tes inventaires. On retrouve dans cette rubrique des infos sur achats et ventes, les prix de ventes, le nombre d’articles en stock, etc.
• Workflows automatisés : moyennant un certain apprentissage, tu peux créer des workflows automatisés avec Zoho Books. Tu vas par exemple pouvoir envoyer automatiquement un email à un membre de l’équipe si un devis dépasse un certain montant ou si un client vient de régler une facture.
• Gestion des documents : malgré la digitalisation du métier, la comptabilité reste une question de paperasse pour de nombreuses entreprises. Zoho Books permet donc de gérer les factures et les notes de frais puisqu’il est capable de récupérer automatiquement les informations contenues dans un document (nom de l’entreprise, date, montants, etc.).

Application mobile

Zoho Books est disponible en application mobile sur iOS et sur Android. Très pratique pour gérer son activité en déplacement, on y retrouve la plupart des fonctionnalités de la version pour ordinateur comme, par exemple, la création de devis et de facture ou l’enregistrement d’une nouvelle transaction.

Mais on peut aussi passer par l’appli mobile pour consulter les statistiques et les fiches de ses contacts. En un clic, tu peux donc envoyer un mail ou téléphoner au contact de ton choix. Dans cette optique, l’appli mobile peut être un véritable complément au logiciel sur ordinateur.

L’application mobile de Zoho Books présente quelques limitations mineures par rapport à la version du navigateur mais on peut tout de même gérer une belle partie de son activité rien qu’avec son téléphone.

Comment paramétrer Zoho Books ?

Pour utiliser Zoho Books, il faut commencer par créer un compte utilisateur. Le site va alors te demander de renseigner un certain nombre d’informations sur ton entreprise et d’enregistrer plusieurs paramètres (que tu pourras modifier par la suite si besoin) :

• Informations de contact.
• Coordonnées de l’entreprise.
• Renseignement des taxes.
• Etc.

Zoho Books fonctionne selon un système de modules qui vont dépendre de la formule choisie. Tu es libre d’activer ou de désactiver les modules dont tu ne te sers pas afin d’obtenir une version de Zoho Books réellement adaptée à ton usage :

• Suivi de l’inventaire.
• Ordres d’achats.
• Suivi temporel des tâches.
• Etc.

Au cours de la procédure de création de compte, Zoho Books fait passer l’utilisateur par un petit tutoriel pour lui expliquer comment utiliser le logiciel. Il suggère aussi les actions à mettre en place dès le début pour commencer à utiliser le logiciel :

• Connecter Zoho Books aux processeurs de paiement.
• Configurer les différents comptes et rôles d’utilisateurs.
• Configurer les permissions de chaque utilisateur.
• Ajouter des champs personnalisés.
• Etc.

Ensuite, tu peux continuer de paramétrer l’outil via l’onglet des Préférences. Zoho Books étant une solution ultra complète, tu vas sans doute passer pas mal de temps à configurer l’outil jusque dans ses moindres détails. C’est un processus fastidieux mais tout de même nécessaire pour ensuite pouvoir correctement gérer ton activité.

Enfin, tu vas pouvoir importer de nombreuses données comptables et faire des tests afin de vérifier que tout est bien intégré. C’est très pratique si tu viens par exemple de migrer d’un autre logiciel de facturation vers Zoho Books.

Zoho Books propose-t-il une bonne expérience utilisateur ?

Globalement, Zoho Books propose une interface claire et ergonomique. Le tableau de bord affiche par exemple un aperçu des revenus et des dépenses de ton entreprise. On y retrouve des montants chiffrés mais aussi des graphiques pour suivre ces KPIs dans la durée.

Malgré des fonctionnalités nombreuses, Zoho Books propose donc un tableau de bord plutôt épuré dans lequel l’utilisateur ne se sentira pas perdu. On retrouve sur la gauche un panneau latéral permettant de naviguer à travers les différentes rubrique du logiciel :

• Accueil.
• Articles.
• Banque.
• Ventes.
• Achats.
• Suivi des heures.
• Comptable.
• Rapports.
• Documents.

En haut de l’écran, on retrouve une barre donnant accès aux options, au support et aux notifications ainsi qu’aux informations du compte. La roue dentée permet d’accéder à l’écran des paramètres (devises, taxes, modèles, rappels, workflows…). C’est aussi là que tu vas pouvoir connecter Zoho Books à divers logiciels tiers comme on le verra juste après.

Quelles sont les intégrations possibles avec Zoho Books ?

Zoho Books étant un logiciel de gestion, il va se trouver au cœur de ton activité. C’est pourquoi il est possible d’intégrer un certain nombre de solutions à Zoho, à commencer par les processeurs de paiement.

Voici les différents processeurs de paiement compatibles avec Zoho Books :

• Stripe.
• PayPal.
• Razorpay.
• Paytm.
• 2checkout.
• Braintree.
• Authorize.net.
• CSG Forte.
• Mercado Pago.
• Paygate.
• PayEx.
• Paystack.

En parallèle, Zoho Books peut aussi intégrer d’autres solutions parmi lesquelles on retrouve :

• Zapier.
• Square.
• Dropbox.
• Evernote.
• OneDrive.
• Google Suite et Google Drive.
• Slack.
• Twilio.
• Microsoft Office.
• Uber for Business.
• Entryless.
• Dynamic Systems.

Enfin, Zoho Books est évidemment compatible avec tous les autres services de Zoho : CRM, Analytics, Projects, Expense, Inventory, Subscriptions, Sign, People, Flow, et Zoho Docs.

Comment contacter le service client de Zoho Books ?

Si tu rencontres un souci dans ton utilisation de Zoho Books, tu peux contacter le service client par email, par téléphone ou par chat selon la formule choisie. Zoho étant une entreprise américaine, il faut s’attendre à un délai de réponse supplémentaire du fait du décalage horaire si tu les contactes en journée.

Quand bien même, le service client de Zoho est souvent disponible et saura répondre à toutes tes questions, quel que soit le canal de communication que tu décides d’utiliser.

Mais si tu es pressé de trouver une solution par toi-même, tu peux t’appuyer sur les nombreuses ressources mises à disposition par l’équipe de Zoho. Base de connaissances, page de FAQ, tutoriels vidéos, guides, webinaires, forums d’entraide… Zoho a mis le paquet sur cette partie pour aider les utilisateurs à être autonomes.

Quelles sont les meilleures alternatives à Zoho Books en 2024 ?

Je distingue 2 grandes alternatives à Zoho Books : QuickBooks et FreshBooks.

QuickBooks est un logiciel de gestion concurrent qui propose globalement les mêmes fonctionnalités : facturation, gestion d’inventaire, suivi des dépenses… Elle est cependant un peu plus chère que Zoho Books.

FreshBooks est une autre bonne alternative à Zoho Books car elle est très accessible, mais elle propose moins de fonctionnalités. Tout va dépendre de tes besoins, car FreshBooks se concentre sur la facturation au détriment, par exemple, du suivi des stocks.

Enfin, QuickBooks et FreshBooks proposent de nombreuses intégrations avec des solutions tierces. Selon les outils que tu as l’habitude d’utiliser, ça pourrait faire pencher la balance en faveur de ces solutions alternatives.

Bien que ces alternatives à Zoho Books soient très attractives, aucune des deux n’est disponible en français ! Tu devras donc être à l’aise avec la langue de Shakespeare (ainsi que ta team).

Zoho Books est-il fiable ?

Sachant que Zoho Books se place au cœur des finances de ton entreprise, il est essentiel que la solution soit stable, fiable et sécurisée. À ce titre, je pense que tu peux utiliser ce logiciel en toute confiance.

Pour commencer, toutes les données qui transitent sur les serveurs de Zoho Books sont cryptées. Le site demande également une authentification à plusieurs facteurs à quiconque souhaite accéder aux données de l’utilisateur. Et tous les documents qui sont uploadés ou scannés subissent un contrôle anti-malware pour garantir la sécurité de la solution.

Mais l’entreprise va encore plus loin…

Les employés de Zoho signent en effet un contrat de non-divulgation des informations auxquelles ils peuvent accéder. Avant leur embauche, ils font également l’objet d’une enquête sur leur entourage et leur passé afin de garantir la sécurité des données des utilisateurs du logiciel.

Zoho emploie aussi une équipe dédiée à la sécurisation des données et à la garantie de leur confidentialité. Les serveurs sont sous étroite surveillance avec un contrôle systématique des personnes qui y ont accès.

En termes de sécurité, Zoho fait tout son possible pour éviter d’être piraté.

Avis Zoho Books : ce logiciel est-il fait pour toi ?

Note globale : 4,5/5

Zoho Books est une solution qui cible les petites et les moyennes entreprises qui recherchent un outil de gestion à la fois accessible et puissant. Avec ses 5 formules payantes et son plan gratuit, je ne doute pas que tu trouveras chaussure à ton pied.

Tout cela en fait un excellent choix de logiciel de gestion. Je l’utilise moi-même depuis pas mal de temps et je n’ai pas grand chose à reprocher à cette solution.

On y retrouve un éventail assez complet de fonctionnalités qui seront utiles aux entrepreneurs : gestion des dépenses et des revenus, génération de factures, envoi de liens de paiement, connexion à un ou plusieurs comptes bancaires… En y ajoutant l’application mobile et une interface ergonomique, on obtient un outil globalement très intéressant.

Et toi quel est ton avis sur Zoho Books ? Ce retour d’expérience t’a-t-il donné envie de l’essayer à ton tour ? N’hésite pas à venir en discuter dans la section des commentaires ci-dessous !