Pourquoi vous devez revoir votre façon de gérer vos mails dès maintenant

Pourquoi vous devez revoir votre façon de gérer vos emails dès maintenant

Cela peut paraître anodin mais beaucoup de personnes n’utilisent pas certaines fonctionnalités précieuses de leur client mail, même des professionnels du web. Dans un premier temps, je vais expliquer rapidement quelle importance cela représente et comment cela vous fera gagner un temps précieux, puis je vous expliquerai comment vous y prendre en quelques étapes simples avec Gmail, qui est de loin mon service mail favori.

Pourquoi organiser sa boîte mail ?

Si vous recevez plusieurs dizaines de mails par jour et que vous n’avez pas encore mis en place le moindre filtre pour trier et classer automatiquement vos mails, ça ne doit pas être drôle tous les jours… A cette allure, cela doit vous prendre plusieurs heures par jour pour faire le tri entre les vrais mails des spams, puis lire et répondre à ces mails. C’est la joie 😀

Alors plutôt que de se casser la tête à devoir faire un tri manuel quotidiennement, le même travail répétitif et ennuyeux… pourquoi ne pas commencer dès maintenant à ajouter des filtres et de nouvelles fonctionnalités à votre boîte mail ?

Gmail et son tri sélectif

Gmail

Depuis le 28 Juin 2013, Gmail a intégré à tous les comptes un nouveau système de tri sélectif qui sépare en 5 onglets :

  • Principale : les mails censés être importants, envoyés par des “humains”
  • Réseaux sociaux : les mails des réseaux sociaux
  • Promotions : les newsletters de sites e-commerce et de services en ligne
  • Mises à jour : les newsletters d’autres sites et blogs
  • Forums : les mails des forums

Cette mise à jour fait gagner un temps précieux en permettant de :

  • distinguer les mails importants des secondaires (cela évite d’être attiré par les mails commerciaux alors qu’on a d’autres priorités)
  • plus besoin de créer des dizaines de filtres pour faire ce tri
  • ça simplifie la vie et ça nous prémunit d’une surcharge d’informations

Je trouve ce tri sélectif pertinent et réussi, mais également la détection des spams.

Pourquoi mettre en place d’autres filtres et fonctionnalités ?

Quand on travaille sur Internet, ce tri sélectif n’est pas suffisant pour ne pas être débordé et s’en sortir. Il faut mettre en place de nouvelles fonctionnalités et de nombreux filtres.

L’importance d’automatiser grâce aux filtres

L’importance d’automatiser grâce aux filtres

Les filtres vous permettront de trier dans un dossier spécifique les mails venant d’un site ou d’une personne en particulier. Plutôt que d’expliquer tous les cas de figure possible, je vais rapidement vous présenter mon utilisation personnelle de ces filtres.

Je gère actuellement une centaine de sites et vous imaginez bien que sans filtres, ce serait horrible 😉 C’est pourquoi, chaque site dispose d’un email unique, disposant pour la plupart d’un alias. L’utilisation d’alias permet d’éviter de créer à chaque fois un nouvel email, d’autant plus que Gmail est désormais vigilent à la création d’un nouveau compte où il est demandé de renseigner son téléphone portable…

Pour savoir ce qu’est un alias et comment l’utiliser, consultez directement cet article : Astuces pour gérer des alias avec Gmail.

Bref, ces adresses mails/alias me permettent de classer les mails de chaque site dans un dossier spécifique de ma boîte mail principale. Voici comment je m’y prends…

Un dossier dédié pour chaque site dans sa boîte mail

Pour créer un filtre en suivant mon exemple ci-dessus, ce n’est pas très compliqué. Il vous suffit de :

  1. cliquer sur le bouton de paramétrage de votre compte
  2. sélectionner “Paramètres”
  3. cliquer sur l’onglet “Filtres”
  4. en bas de page, cliquer sur le bouton “Créer un filtre”
  5. dans la colonne “À”, saisir la nouvelle adresse email
  6. valider en cliquant sur “Créer un filtre à partir de cette recherche”
  7. cocher les cases suivantes :
    1. “Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver)”
    2. “Ne jamais envoyer dans le dossier Spam”
    3. “Appliquer le libellé :”
  8. cliquer sur “Sélectionner un libellé” puis “Nouveau libellé”
  9. renseigner le nom du site lié à cet email puis cliquer sur “Créer”
  10. enfin valider en cliquant sur le bouton “Créer un filtre”

Un autre exemple d’utilisation pratique des filtres :

Marquer comme important les mails de certains destinataires

Voici comment vous y prendre en 5 étapes et moins d’une minute :

  1. Suivez les 4 premières étapes de l’exemple précédent
  2. Dans la colonne “De”, saisissez l’adresse email de votre destinataire important (cela peut être un client, un prestataire, un ami…)
  3. Validez en cliquant sur “Créer un filtre à partir de cette recherche”
  4. Cochez les cases suivantes :
    1. “Ne jamais envoyer dans le dossier Spam”
    2. “Activer le suivi”
    3. “Marquer comme important”
  5. Validez en cliquant sur le bouton “Créer un filtre”

Stopper les spammeurs

Si vous en avez marre de recevoir des mails inutiles, à la limite du spam, que ce soit pour des offres promotionnelles, des échanges de liens en mode bourrin (on retrouve souvent les mêmes sociétés et vous voyez peut-être de qui je parle)… et pour lesquels vous ne pouvez pas vous désinscrire (car il ne s’agit pas de newsletter) mais notamment d’envois via les formulaires de contact de vos sites.

Voici les 5 étapes à suivre pour faire le ménage :

  1. Suivez les 4 premières étapes de l’exemple initial
  2. Dans la colonne “De”, saisissez l’adresse email de votre destinataire spammeur, dans la mesure du possible sous cette forme : “@monsitedespam.fr” sinon si il utilise un client mail réputé, saisissez le mail complet “lespammeur@hotmail.fr”
  3. Validez en cliquant sur “Créer un filtre à partir de cette recherche”
  4. Cochez les cases suivantes :
    1. “Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver)”
    2. “Supprimer”
    3. “Appliquer également ce filtre à X conversations correspondantes”
  5. Validez en cliquant sur le bouton “Créer un filtre”

L’utilisation des filtres peut vous permettre une infinité de choses en matière de rangement et vous fera respirer un grand coup une fois tout en place. J’ai du mettre en place quelques 200 filtres et cela m’a permis de gagner facilement 2/3 heures par jour. Si ce n’est pas déjà fait, faites en autant que nécessaire et vous ne le regretterez pas 😉

Les fonctionnalités du Labo Gmail

Labo Gmail

La Labo Gmail propose des fonctionnalités additionnelles que l’on peut activer / désactiver en un clic sur son compte. Pour y accéder, il vous suffit d’aller dans Paramètres et de cliquer sur l’onglet “Labos”.

Voici quelques fonctionnalités que je trouve très pratique et que j’utilise pour mon compte :

  1. Annuler l’envoi : Vous avez cliqué trop vite sur “Envoyer” ? Interrompez l’envoi des messages pendant quelques secondes après avoir cliqué sur le bouton Envoyer.
  2. Bouton Marquer comme lu : Plus besoin de cliquer sur le menu “Autres actions” pour marquer un message comme lu. Activez simplement cette fonctionnalité : vous n’aurez plus qu’à cliquer sur un seul bouton !
  3. Réponses standardisées : Les e-mails avec un minimum d’efforts… Enregistrez et envoyez vos messages standard à l’aide d’un bouton situé en regard du formulaire de rédaction. Vous pouvez également envoyer automatiquement des e-mails à l’aide des filtres.
  4. Chat à droite : Place la zone de chat à droite de la boîte de réception.
  5. Libellés automatiques : Classe automatiquement les messages reçus en trois catégories : Indésirables, Notification ou Forum. Des filtres sont créés pour libeller les messages selon ces catégories et les messages portant le libellé Indésirables sont exclus par défaut de la boîte de réception. Vous pouvez modifier ces paramètres par défaut ou créer d’autres filtres sur la page Paramètres -> Filtres. Signalez les e-mails mal classés à l’aide du menu déroulant Répondre.
  6. Raccourcis clavier personnalisés : Vous permet de personnaliser les mappages de raccourcis clavier. Ajoute un nouvel onglet Paramètres à partir duquel vous pouvez attribuer plusieurs actions aux touches.

Une mention spéciale pour la fonctionnalité n°3 qui vous permettra de gagner un temps fou à répondre à vos mails. Préparez des réponses-type complètes que vous utilisez régulièrement pour répondre à vos mails et enregistrer-les en réponses standardisées. Soyez le plus complet possible dans vos réponses toutes prêtes et vous surpasserez les attentes de vos clients, tout en gagnant du temps.

Et il existe de nombreuses autres fonctionnalités qui pourraient très bien vous être utiles !

Se désabonner des newsletters inutiles en quelques clics

UnrollAvec Unroll.me, vous bénéficiez d’un super service gratuit vous permettant de vous désinscrire de toutes les newsletters indésirables ou que vous ne souhaitez plus recevoir depuis une seule et même page.

Voici les quelques étapes à suivre :

  1. Rendez-vous sur le site et inscrivez-vous en  renseignant simplement votre adresse email
  2. Acceptez la permission d’accès de l’application à votre client mail
  3. Le robot Unroll va rechercher sur votre boîte mail toutes les newsletters auxquelles vous êtes inscrit
  4. Une fois la recherche terminée, passez à l’étape suivante
  5. Vous arriverez sur la page où vous retrouverez tous vos abonnements, il ne vous reste plu qu’à sélectionner les newsletters que vous ne souhaitez plus recevoir
  6. Enfin, validez en cliquant sur le bouton “Finish”

Arff encore un article > 1 500 mots 😮 Décidément !!! En même temps, je voulais aborder pas mal de choses dans cet article… j’espère avoir été assez complet, et si vous aussi, vous avez vos propres astuces pour faciliter et améliorer la gestion de vos mails, n’hésitez pas à les partager en commentaire ! Et si cet article a pu vous être utile, partagez-le sur les réseaux sociaux 😉

Dernière MAJ : le 13 octobre 2015

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18 commentaires à lire :

  1. alexandre
    15 janvier 2014 à 22 h 34 min #

    bonjour tres bon merci

  2. AFI
    16 janvier 2014 à 5 h 53 min #

    Bonjour, merci pour ce petit rappel.

    La création de filtre peut s’effectuer également avec les clients mail comme thunderbird ou outlook. Et c’est vrai que c’est très efficace.
    Par contre je me demande si cela est vraiment judicieux d’utiliser Gmail comme mail pro. Cf nouvelle politique de Google.
    Maintenant sortir d’un système comme celui pour rebasculer vers un mail standard comme monmail@monndd.fr ne doit pas être chose simple.

    • Maximilien Labadie
      16 janvier 2014 à 14 h 49 min #

      En effet, il y a bien des avantages indéniables mais aussi et certaines éventuelles limites.

      Dans les cas, je pense qu’il est préférable d’utiliser 2/3 clients mail différents.

  3. Amin
    16 janvier 2014 à 10 h 22 min #

    Salut Max,
    Très bon article.
    Ce que je fais également, pour chaque site j’ai mon adresse contact [at] ndd [dot] fr qui redirige vers Gmail (dans le bon dossier). Mais j’ajoute également cette adresse en compte externe, pour pouvoir répondre depuis cette adresse 😉

    Il suffit d’ajouter un compte dans les paramètres, ensuite Gmail nous envoie un mail de confirmation (à cliquer) mais si l’adresse mail est déjà redirigée, on le reçoit dans notre Gmail, donc ça prend 10 secondes, et c’est très pratique 😉

    A bientôt
    Amin

    PS: J’aime bien la nouvelle organisation de ton site, notamment la homepage. (c’est pas super récent, mais il me semble que je n’ai pas commenté depuis….)

    • Maximilien Labadie
      16 janvier 2014 à 14 h 45 min #

      Merci Amin 🙂

      Oui c’est aussi un vrai plus de pouvoir utiliser des adresses externes depuis son compte principal, c’est à la fois plus pratique / pro et ça fait gagner un temps important.

  4. Sébastien
    17 janvier 2014 à 15 h 46 min #

    Très bon tuto pour gérer sa boîte mail (plutôt sa boîte Gmail mais on retrouve assez bien toutes ses fonctionnalités sur d’autres messageries).

    Pour ceux qui reçoivent des dizaines (centaines) de mails par jour, c’est devenu indispensable de prendre un peu de temps pour gérer tout ça.

    J’ai fais le test de Unroll, on va voir ce que ca donne. Tu as un retour dessus ?

    • Maximilien Labadie
      18 janvier 2014 à 10 h 40 min #

      Merci Sébastien ! De mon côté, Unroll marche nickel, je n’ai pas été déçu 😉

  5. Samuel
    17 janvier 2014 à 17 h 03 min #

    Salut,

    Je suis aussi un adepte du filtrage des mails, qu’on utilise gmail ou une autre messagerie d’ailleurs.

    Par contre je suis pas trop fan d’Unroll Me. Le service est très tentant, mais donner les codes d’accès de sa boîte mail à quelqu’un, et lui permettre d’y faire potentiellement ce qu’il veut, c’est quand même problématique :/

    Pour les newsletters, une bonne vieille adresse poubelle qu’on abandonne quand elle est trop spammée c’est tout aussi gratuit et bien plus sûr 😉

    En plus j’en change pas souvent finalement, entre les désabonnements manuels et l’effacement automatique des mails quand c’est pas possible je m’en sors sans avoir à changer de compte en fait.

  6. Maximilien Labadie
    18 janvier 2014 à 10 h 44 min #

    Oui je te comprends, mais c’est quand même une grosse boîte qui doit tenir sa réputation. Ils ont d’ailleurs été promu sur LifeHacker, TechCrunch, The New York Times… J’ai bien sûr fait quelques recherches avant de l’utiliser et tout le monde semble en être ravi, donc pourquoi pas 😉

  7. Patrice
    19 janvier 2014 à 22 h 27 min #

    Salut, je m’étonne que personne n’évoque le scan systématique de la boîte aux lettre par les robots de Google. Ceux qui vont déterminer quelles publicités envoyer par rapport aux mots-clés contenus dans les mails…
    De plus les URL des sites sont suivies aussi, puisque que certains ont fait des tests sans aucun BL et juste en e-mailant des adresses de sites. Donc chaque compte Gmail est vraiment “open”…. Bonjour la confidentialité des données…

    • Maximilien Labadie
      29 janvier 2014 à 15 h 42 min #

      Tu n’as pas tort Patrice, mais c’est un autre sujet qui pourrait faire l’objet d’un nouvel article 😉

  8. Caroline
    28 janvier 2014 à 13 h 42 min #

    Bonjour Maximilien,

    Merci beaucoup pour vos précieux conseils.

    Avec de tels moyens, fini la prise de tête !

    Merci encore, je partage votre article vendredi sur @Access_Com 😉

    Bonne journée à vous et à bientôt.

    Caroline

    • Maximilien Labadie
      29 janvier 2014 à 15 h 43 min #

      Avec plaisir Caroline, content que cela puisse te servir 🙂

  9. Martin
    29 janvier 2014 à 14 h 37 min #

    Merci pour ces astuces.
    Dommage qu’on néglige toujours ce point. Et oui, on a tendance à se concentrer sur nos blogs et nos réseaux sociaux, en laissant de côté l’organisation de notre boîte mail. Pourtant indispensable!

  10. Efraïm de Parcours Web Entrepreneur
    19 mars 2014 à 7 h 47 min #

    Bon ça suffit lààà!!!
    je ne cesse d’écrire “Excellent article” sur ton blog. Mais à y penser tous les articles que je lis sont réellement excellents aussi et bien détaillés les uns que les autres. Merci pour tout ce partage sur le blog. C’est très apprcié et super pratique.

    De mon côté, pour mon petit ajout que je peux faire, tu me permets de mettre le lien vers un des récents articles de mon blog qui traite en fait de “Comment gérer efficacement tous ses comptes professionnels depuis son unique compte personnel.

    Encore une fois excellent article.
    A bientôt Max 🙂

    • Maximilien Labadie
      19 mars 2014 à 15 h 17 min #

      Haha c’est très sympa Efraim 😉

      Au plaisir de te relire !

  11. Professeur Gang
    6 décembre 2014 à 18 h 22 min #

    Je trouve que travailler dans le domaine SEO et utiliser les produits Google toute la journée est une très mauvaise idée, un mauvais calcul sur le long terme, de la servitude volontaire, du masochisme pur et simple.
    Tout ce qui est bon pour concurrencer les produits Google est bon pour tout le monde, à commencer par les webmasters.

  12. Daniel
    30 avril 2015 à 18 h 15 min #

    Bonjour,

    Je fais ici référence au post de Patrice du 19 janvier 2014 à 22h27 évoquant le scan de notre boîte aux lettres par les robots de Google, le suivi des mots-clés contenus dans nos mails, le suivi des URL des sites, etc.

    Quelqu’un, Patrice ou autre, pourrait-il m’expliquer ce que tout cela signifie et donner des précisions et exemples ? Voire des solutions ?

    Merci d’avance.
    Daniel

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